Che cos'è un software facility management?
Un software facility management, chiamato anche software di gestione degli edifici o sistema CAFM, gestisce tutto ciò che riguarda l'esercizio di un edificio: superfici e locali, impianti tecnici, manutenzioni e verifiche, guasti, pulizie, chiavi, contatori, contratti e fornitori. Sostituisce le numerose soluzioni isolate con cui nella pratica gli edifici vengono spesso seguiti.
I moduli e quali servono per primi
| Modulo | Utilità | Priorità |
|---|---|---|
| Edifici, piani, locali | Struttura di base per tutto il resto | subito |
| Apparecchiature e impianti | Sapere che cosa è installato e dove | subito |
| Ticket / segnalazioni di guasto | Un unico canale di segnalazione invece di richieste a voce ed e-mail | subito |
| Piani di manutenzione e calendario manutenzioni | Rispettare gli obblighi di verifica e manutenzione | subito |
| Codici QR | Segnalazioni direttamente sul posto, senza accesso | presto |
| Chiavi e impianti di chiusura | Prova di chi ha quale accesso | se necessario |
| Contatori | Rilevare i consumi, manutenzione in base alla lettura del contatore | se necessario |
| Piani di pulizia | Turni e prova delle pulizie | se necessario |
| Sopralluoghi e checklist | Documentare i sopralluoghi su antincendio, sicurezza sul lavoro e sicurezza | se necessario |
| Contratti, fornitori, budget | Tenere sotto controllo costi e ditte esterne | in seguito |
Per chi conviene un software facility management
- Amministrazioni di immobili e proprietari con più immobili, la cui tecnica va mantenuta e i cui danni vanno risolti rapidamente.
- Aziende commerciali e industriali con servizi tecnici propri e obblighi di verifica.
- Scuole, cliniche, strutture assistenziali e hotel, dove i fermi si avvertono subito.
- Fornitori di servizi tecnici e servizi di manutenzione che lavorano per molti committenti e devono fornire documentazione.
- Imprese generali e promotori immobiliari che dopo il completamento consegnano gli edifici all'esercizio.
Guida: dalla prima settimana a una gestione degli edifici operativa
- Giorno 1 – struttura. In Maintably, in Edifici (Gebäude) create gli immobili; per l'edificio più importante aggiungete i piani e i locali rilevanti.
- Giorno 2 – impianti tecnici. Censite in Apparecchiature (Geräte) gli impianti più importanti, ciascuno con foto della targhetta e ubicazione.
- Giorno 3 – obblighi. Per ogni impianto soggetto a manutenzione create un piano di manutenzione (Wartungsplan) con intervallo o lettura del contatore, responsabile e preavviso.
- Giorno 4 – canali di segnalazione. Stampate e applicate i codici QR (QR-Codes) per locali e apparecchiature; informate utenti e inquilini che da subito i danni si segnalano con una scansione.
- Giorno 5 – team. Invitate manutentori, tecnici e amministrazione come utenti e assegnate i ruoli. I fornitori esterni ricevono accesso solo a ciò che serve loro.
- Dalla settimana 2 – estendere. Aggiungete chiavi, contatori, piani di pulizia, sopralluoghi e contratti in base alle esigenze.
Quanto costa un software di gestione degli edifici?
I sistemi FM tradizionali si vendono con licenze, progetto di introduzione e contratto di assistenza, spesso sproporzionati per patrimoni più piccoli. Le soluzioni cloud, invece, si pagano mensilmente e si possono avviare senza installazione e senza consulenti. Confrontate non solo il prezzo mensile, ma anche i costi di configurazione, la durata minima e l'impegno necessario perché il vostro team usi davvero il software.
Maintably potete provarlo gratuitamente, con i vostri edifici reali e non solo con dati di esempio, e vedere prima la demo senza registrarvi.
Checklist per la scelta
- Il software funziona nel browser su PC, tablet e smartphone?
- Inquilini, utenti e collaboratori possono segnalare i danni senza accesso?
- Le manutenzioni diventano in scadenza e passano al livello superiore in automatico?
- Esistono clienti separati, ruoli e permessi per i fornitori esterni?
- Tutte le modifiche vengono registrate in modo tracciabile?
- Si può iniziare in piccolo e aggiungere moduli in seguito?