Che cosa fa un software di manutenzione preventiva?
Un software di manutenzione preventiva stabilisce quale impianto deve essere sottoposto a manutenzione, quando e da chi, e fa in modo che avvenga davvero. A differenza di un calendario o di una tabella, lavora in modo attivo: genera da solo le attività in scadenza, manda promemoria in anticipo, passa al livello superiore in caso di ritardo e conserva la documentazione non appena la manutenzione è eseguita.
Pianificare la manutenzione in Excel: dove stanno i limiti
Molte aziende iniziano con un modello di piano di manutenzione in Excel. È un buon primo passo, ma si scontra presto con dei limiti:
- Excel non ricorda niente a nessuno: qualcuno deve aprire attivamente l'elenco.
- Più persone non possono lavorare contemporaneamente in modo pulito; le versioni divergono.
- Foto, verbali di verifica e fatture si trovano altrove.
- Ciò che è stato realmente fatto, nel migliore dei casi, sta in una cella di commento.
- Le letture dei contatori come attivazione si possono rappresentare solo con acrobazie di formule.
Le funzioni che un software di manutenzione dovrebbe avere
| Funzione | Perché è importante |
|---|---|
| Manutenzione a intervalli | Giorni, settimane, mesi, trimestri o anni, in linea con le indicazioni del costruttore e con gli obblighi di verifica. |
| Manutenzione a contatore | Manutenzione in base a ore di funzionamento, percorrenza o consumo, invece che secondo un calendario rigido. |
| Preavviso | Promemoria X giorni prima della scadenza, così gli appuntamenti con le ditte specializzate sono fissati per tempo. |
| Escalation | Se una manutenzione resta ferma, dopo un numero stabilito di giorni viene portata a un livello di priorità superiore. |
| Calendario manutenzioni | Tutte le scadenze a colpo d'occhio, per settimana, mese ed edificio. |
| Responsabilità | Responsabili interni e fornitori esterni per ogni piano di manutenzione. |
| Documentazione | Tempo, nota, foto e documenti direttamente sull'attività eseguita. |
Guida: creare un piano di manutenzione in Maintably
- Creare l'apparecchiatura. In Apparecchiature (Geräte) inserite l'impianto con denominazione, edificio, locale e costruttore. Fotografate la targhetta e allegatela.
- Creare il piano di manutenzione. In Piani di manutenzione (Wartungspläne) cliccate su «Nuovo» (Neu), selezionate l'apparecchiatura e assegnate una denominazione chiara, ad es. «Manutenzione annuale caldaia a condensazione a gas».
- Scegliere l'attivazione. Oppure Intervallo (ad es. 12 mesi) oppure Lettura del contatore con una soglia (ad es. ogni 2.000 ore di funzionamento dall'ultima manutenzione).
- Stabilire preavviso ed escalation. Ad esempio 21 giorni di preavviso ed escalation dopo 7 giorni di ritardo.
- Indicare responsabile e impegno. Inserite il responsabile interno, se necessario il fornitore o la ditta specializzata, e l'impegno stimato in ore. Contrassegnate le verifiche obbligatorie come «obbligatorio per legge».
- Controllare nel calendario manutenzioni. La nuova scadenza compare nel Calendario manutenzioni (Wartungskalender). Da qui in poi tutto procede in automatico.
Intervalli di manutenzione tipici negli edifici
I valori seguenti sono indicativi. Fanno sempre fede le indicazioni del costruttore, le disposizioni di legge e la vostra valutazione dei rischi.
| Impianto | Intervallo abituale |
|---|---|
| Impianto di riscaldamento / bruciatore | annuale |
| Impianti di ventilazione e climatizzazione (sostituzione dei filtri) | 3–12 mesi |
| Estintori | ogni 2 anni |
| Rilevatori di fumo | annuale |
| Porte tagliafuoco e dispositivi di fermo | annuale |
| Apparecchi elettrici mobili | 6–24 mesi, a seconda dell'impiego |
| Cancelli e barriere | annuale |
Per chi conviene un pianificatore digitale delle manutenzioni?
Per chiunque tenga a mente o in una tabella le manutenzioni di più di qualche apparecchiatura: servizi di manutenzione degli edifici, amministrazioni di immobili, servizi tecnici di aziende commerciali e industriali, scuole, hotel, strutture assistenziali e fornitori di servizi tecnici. Al più tardi in presenza di obblighi di verifica e di più soggetti coinvolti, la tabella diventa un rischio di responsabilità.