Wat doet onderhoudsplanning software?
Een onderhoudsplanner legt vast welke installatie wanneer door wie onderhouden moet worden en zorgt ervoor dat het ook gebeurt. Anders dan een agenda of een tabel werkt hij actief: hij maakt taken die aan de beurt zijn zelf aan, herinnert vooraf, schaalt op bij achterstand en slaat het bewijs op zodra het onderhoud is uitgevoerd.
Onderhoudsplanning in Excel – waar de grenzen liggen
Veel bedrijven beginnen met een onderhoudsplan-sjabloon in Excel. Dat is een goede eerste stap, maar loopt snel tegen grenzen aan:
- Excel herinnert niemand – iemand moet de lijst actief openen.
- Meerdere mensen kunnen niet netjes tegelijk werken; versies lopen uiteen.
- Foto's, keuringsrapporten en facturen staan ergens anders.
- Wat er werkelijk is gedaan, staat in het gunstigste geval in een opmerkingencel.
- Tellerstanden als trigger zijn alleen met veel formulegymnastiek na te bootsen.
Deze functies moet een onderhoudsplanner hebben
| Functie | Waarom ze belangrijk is |
|---|---|
| Intervalonderhoud | Dagen, weken, maanden, kwartalen of jaren – passend bij voorschriften van de fabrikant en keuringsplichten. |
| Onderhoud op basis van tellerstand | Onderhoud na bedrijfsuren, gereden afstand of verbruik in plaats van een starre kalender. |
| Voorwaarschuwing | Herinnering X dagen voordat het onderhoud aan de beurt is, zodat afspraken met gespecialiseerde bedrijven tijdig staan. |
| Escalatie | Blijft onderhoud liggen, dan wordt het na een vastgesteld aantal dagen hoger geprioriteerd. |
| Onderhoudskalender | Alle onderhoudsdata in één oogopslag – per week, maand en gebouw. |
| Verantwoordelijkheden | Interne verantwoordelijken en externe dienstverleners per onderhoudsplan. |
| Bewijs | Tijd, notitie, foto's en documenten direct bij de afgeronde taak. |
Handleiding: een onderhoudsplan aanmaken in Maintably
- Apparaat aanmaken. Voer onder Apparaten (Geräte) de installatie in met naam, gebouw, ruimte en fabrikant. Fotografeer het typeplaatje en voeg het toe.
- Onderhoudsplan opstellen. Klik onder Onderhoudsplannen (Wartungspläne) op “Nieuw” (Neu), kies het apparaat en geef het plan een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Jaarlijks onderhoud gascondensatieketel”.
- Trigger kiezen. Kies óf een interval (bijvoorbeeld 12 maanden) óf een tellerstand met drempelwaarde (bijvoorbeeld elke 2.000 bedrijfsuren sinds het laatste onderhoud).
- Voorwaarschuwing en escalatie instellen. Bijvoorbeeld 21 dagen voorwaarschuwing en escalatie na 7 dagen achterstand.
- Verantwoordelijke en tijdsbesteding invullen. Leg de interne verantwoordelijke, eventueel de leverancier of het gespecialiseerde bedrijf en de geschatte tijdsbesteding in uren vast. Markeer verplichte keuringen als “wettelijk verplicht”.
- In de onderhoudskalender controleren. De nieuwe afspraak verschijnt in de Onderhoudskalender (Wartungskalender). Vanaf hier loopt alles automatisch.
Gebruikelijke onderhoudsintervallen in gebouwen
De volgende waarden zijn richtwaarden. Bepalend zijn altijd de gegevens van de fabrikant, wettelijke voorschriften en uw eigen risicobeoordeling.
| Installatie | Gebruikelijk interval |
|---|---|
| Verwarmingsinstallatie / brander | jaarlijks |
| Ventilatie- en airconditioningsystemen (filtervervanging) | 3–12 maanden |
| Brandblussers | om de 2 jaar |
| Rookmelders | jaarlijks |
| Brandwerende deuren en vastzetinstallaties | jaarlijks |
| Verplaatsbare elektrische apparaten | afhankelijk van gebruik 6–24 maanden |
| Poorten en slagbomen | jaarlijks |
Voor wie loont een digitale onderhoudsplanner?
Voor iedereen die het onderhoud van meer dan een paar apparaten in zijn hoofd of in een tabel bijhoudt: huismeesterdiensten, vastgoedbeheerders, technische diensten in de handel en industrie, scholen, hotels, zorginstellingen en technische dienstverleners. Uiterlijk bij keuringsplichten en meerdere betrokkenen wordt de tabel een aansprakelijkheidsrisico.