Wat is CMMS software?
CMMS software beheert alle installaties van een bedrijf en alles wat daaraan gedaan moet worden: inspectie, onderhoud, herstel en verbetering – de vier pijlers van onderhoud. De term CMMS staat voor Computerized Maintenance Management System; in het Nederlands spreekt men meestal van onderhoudssoftware of onderhoudsmanagementsysteem.
De kern is altijd dezelfde: een installatieregister, terugkerende onderhoudsplannen, werkorders (tickets) en een historie die laat zien wat wanneer aan welke installatie is gebeurd.
Reactief, preventief, toestandsafhankelijk – drie strategieën
| Strategie | Principe | Typische toepassing |
|---|---|---|
| Reactief | Er wordt gerepareerd wanneer iets kapot is. | Niet-kritieke apparaten met weinig uitvalschade. |
| Preventief | Onderhoud met vaste intervallen, bijvoorbeeld jaarlijks. | Verwarming, ventilatie, brandbeveiliging, liften, keuringsplichten. |
| Toestandsafhankelijk | Onderhoud wanneer een meetwaarde een drempel bereikt – bijvoorbeeld bedrijfsuren. | Machines, pompen, compressoren, voertuigen. |
Goede onderhoudssoftware ondersteunt alle drie: tickets voor reactieve inzet, intervalplannen voor preventief onderhoud en tellerstanden als trigger voor toestandsafhankelijk onderhoud.
De belangrijkste functies in een overzicht
- Installatie- en apparatenregister met locatie, fabrikant, serienummer, documenten en foto's.
- Onderhoudsplannen op basis van een interval (dagen, weken, maanden, kwartalen, jaren) of een tellerstand, met voorwaarschuwing en escalatie.
- Werkorders en storingsmeldingen met prioriteit, status, verantwoordelijke en opmerkingen.
- Tijdregistratie per opdracht – start, pauze, stop met verplichte notitie over wat er is gedaan.
- QR-codes op de installaties: scannen, historie bekijken, storing melden.
- Materiaal en voorraad, zodat reserveonderdelen niet pas worden besteld wanneer de installatie stilstaat.
- Rapporten en bewijzen voor de verantwoordelijkheid als exploitant, verzekeraars en audits.
- Mobiel gebruik op smartphone en tablet, direct bij de installatie.
Waaraan u merkt dat Excel niet meer volstaat
- Onderhoudsafspraken worden vergeten of pas na afloop opgemerkt.
- Slechts één persoon weet waar de actuele lijst staat.
- Storingen komen binnen via telefoon, e-mail en mondelinge doorgaven – en raken onderweg kwijt.
- Bij schade is niet aan te tonen wanneer er voor het laatst onderhoud is gepleegd.
- Gewerkte uren voor facturering of kostenplaatsen moeten achteraf worden geschat.
Als meer dan één punt van toepassing is, kost het ontbreken van software al meer dan een licentie.
Handleiding: preventief onderhoud in 30 dagen digitaal opzetten
- Week 1 – installaties registreren. Begin met de installaties waarvan uitval het meest kost. In Maintably voert u ze in onder Apparaten (Geräte) en koppelt u ze aan een gebouw en een ruimte. Een foto van het typeplaatje bespaart later veel vragen.
- Week 1 – onderhoudsplannen aanmaken. Vul onder Onderhoudsplannen (Wartungspläne) per installatie het interval of de drempelwaarde van de teller in, plus de verantwoordelijke, voorwaarschuwing en geschatte tijdsbesteding. Markeer wettelijke keuringen als “wettelijk verplicht”.
- Week 2 – QR-codes ophangen. Print labels onder QR-codes. Vanaf nu meldt iedereen een storing direct bij het apparaat – zonder in te loggen en met de juiste koppeling.
- Week 2 – tickets als enige meldkanaal vaststellen. Spreek in het team af: wat niet als ticket bestaat, wordt niet opgepakt. Dat klinkt streng, maar maakt een einde aan de chaos van mondelinge meldingen.
- Week 3 – tijd per opdracht registreren. Technici starten de tijd in het ticket, pauzeren bij onderbrekingen en noteren bij het stoppen wat ze hebben gedaan. Is het werk klaar, dan wordt het ticket op “Afgesloten” gezet.
- Week 4 – evalueren. Controleer in de Onderhoudskalender (Wartungskalender) en in de Rapporten (Berichte): hoeveel onderhoudsbeurten zijn achterstallig? Welke installaties veroorzaken de meeste tickets? Daaruit blijkt waar u intervallen aanpast of vervanging plant.
Wat kost onderhoudssoftware?
De prijzen lopen uiteen van gratis tools voor één gebruiker tot enterprise-systemen met een invoeringsproject. Voor kleine en middelgrote bedrijven zijn cloudoplossingen met maandelijkse facturering meestal het voordeligst: geen servers, geen updates, geen minimale looptijd. Zet daar tegenover wat één vermijdbare uitval van een installatie of een gemiste verplichte keuring kost.
Belangrijker dan de prijs per maand is of het team de software daadwerkelijk gebruikt. Test daarom met echte installaties en echte gebruikers voordat u kiest.
Onderhoudssoftware vergelijken: vijf testvragen
- Kan een technicus zonder training op de smartphone een storing melden en afsluiten?
- Ontstaan onderhoudsopdrachten automatisch – en schalen ze op als niemand reageert?
- Kan onderhoud ook worden getriggerd via een tellerstand?
- Is voor elke installatie de volledige historie met een paar klikken op te vragen?
- Kunt u zonder contract starten en op elk moment stoppen?