Wat huismeestersoftware moet kunnen
Huismeesters werken mobiel, onder tijdsdruk en voor veel opdrachtgevers tegelijk. Software voor huismeesters moet daarom vooral één ding zijn: sneller dan het briefje. Deze functies maken het verschil:
- Schademelding via QR-code: huurders, gebruikers of medewerkers scannen een code in het trappenhuis of bij het apparaat en melden de schade direct – zonder app, zonder inloggen. Locatie en apparaat worden automatisch gekoppeld.
- Opdrachtenlijst op de smartphone: alle openstaande tickets op urgentie, met foto, locatie en contactpersoon ter plaatse.
- Tijdregistratie per opdracht: starten, pauzeren, stoppen – met een korte notitie over wat er is gedaan. De tijd komt direct in de documentatie terecht.
- Terugkerende taken: onderhoud, controlerondes, schoonmaakplannen en meteropnames verschijnen automatisch wanneer ze aan de beurt zijn.
- Sleutelbeheer: welke sleutel is bij wie? Uitgifte en inname met datum.
- Bewijzen voor het beheer: elke afgeronde taak is gedocumenteerd met tijd, persoon en notitie – ideaal voor facturering en vragen achteraf.
Voordelen voor huismeesterdiensten en beheerders
| Voor de huismeester | Voor beheerder en eigenaar |
|---|---|
| Alle opdrachten op één plek in plaats van in belijsten en op briefjes | Op elk moment zien wat er openstaat, in behandeling is en afgerond is |
| Locatie, apparaat en foto zitten bij elke melding | Minder vragen en dubbele meldingen |
| Tijden worden er vanzelf bij geregistreerd | Navolgbare facturering per object |
| Onderhoud dat aan de beurt is, herinnert zichzelf | Verplichtingen als exploitant aantoonbaar nagekomen |
Handleiding: huismeester-app in een uur inrichten
- Objecten aanmaken. Voer in Maintably onder Gebouwen (Gebäude) de beheerde panden in; ruimtes alleen daar waar meldingen te verwachten zijn (trappenhuis, kelder, wasruimte, parkeergarage).
- Belangrijke apparaten registreren. Verwarming, lift, poorten, pompen, ventilatie – onder Apparaten (Geräte) met een foto van het typeplaatje.
- QR-codes printen. Maak onder QR-codes labels voor ruimtes en apparaten, print ze en hang ze goed zichtbaar op. Een mededeling “Schade? Scan de code!” bij de ingang helpt.
- Terugkerende taken aanmaken. Onderhoud onder Onderhoudsplannen (Wartungspläne), schoonmaakritme onder Schoonmaakplannen (Reinigungspläne), meters voor de opname onder Meters (Zähler).
- Huismeester uitnodigen. Maak een gebruiker aan met de rol technicus (Haustechniker). De web-app kunt u op de smartphone via “Installeren als app” (Als App installieren) als gewone app op het beginscherm zetten.
- Werkwijze vaststellen. Elke opdracht wordt in het ticket afgehandeld: tijd starten, indien nodig pauzeren, bij het stoppen noteren wat er is gedaan en de status instellen.
Huismeester-app gratis – kan dat?
Voor individuele huismeesters bestaan eenvoudige taken-apps die niets kosten. Zodra er echter meerdere objecten, beheerders of medewerkers bij betrokken zijn, zijn rollen, bewijzen en onderhoudsplanning nodig. Maintably kunt u gratis testen en met uw echte objecten uitproberen voordat u kiest.
Waar u bij de keuze op moet letten
- Werkt melden via QR-code zonder app-installatie en zonder in te loggen voor degene die meldt?
- Kan de huismeester alles op de smartphone afhandelen – ook foto's toevoegen en tijden registreren?
- Kunnen meerdere opdrachtgevers of klantomgevingen netjes worden gescheiden?
- Zijn er onderhouds- en schoonmaakplannen, of alleen tickets?
- Zijn de gegevens in Europa opgeslagen en is een verwerkersovereenkomst mogelijk?