Was eine Hausmeister-Software leisten muss
Hausmeister arbeiten mobil, unter Zeitdruck und mit vielen Auftraggebern gleichzeitig. Eine Software für Hausmeister muss deshalb vor allem eines sein: schneller als der Zettel. Diese Funktionen machen den Unterschied:
- Schadensmeldung per QR-Code: Mieter, Nutzer oder Mitarbeitende scannen einen Code im Treppenhaus oder am Gerät und melden den Schaden direkt – ohne App, ohne Anmeldung. Ort und Gerät sind automatisch zugeordnet.
- Auftragsliste auf dem Smartphone: Alle offenen Tickets nach Dringlichkeit, mit Foto, Ort und Kontakt vor Ort.
- Zeiterfassung am Auftrag: Starten, pausieren, stoppen – mit kurzer Notiz, was gemacht wurde. Die Zeit landet direkt in der Dokumentation.
- Wiederkehrende Aufgaben: Wartungen, Kontrollgänge, Reinigungspläne und Zählerablesungen erscheinen automatisch, wenn sie fällig sind.
- Schlüsselverwaltung: Welcher Schlüssel ist bei wem? Ausgabe und Rückgabe mit Datum.
- Nachweise für die Verwaltung: Jede erledigte Aufgabe ist mit Zeit, Person und Notiz dokumentiert – ideal für Abrechnung und Rückfragen.
Vorteile für Hausmeisterdienste und Verwaltungen
| Für den Hausmeister | Für Verwaltung und Eigentümer |
|---|---|
| Alle Aufträge an einem Ort statt in Anruflisten und Zetteln | Jederzeit sehen, was offen, in Arbeit und erledigt ist |
| Ort, Gerät und Foto sind bei jeder Meldung dabei | Weniger Rückfragen und Doppelmeldungen |
| Zeiten werden nebenbei erfasst | Nachvollziehbare Abrechnung je Objekt |
| Fällige Wartungen erinnern sich selbst | Betreiberpflichten nachweisbar erfüllt |
Anleitung: Hausmeister-App in einer Stunde einrichten
- Objekte anlegen. In Maintably unter Gebäude die betreuten Häuser erfassen, Räume nur dort, wo Meldungen erwartet werden (Treppenhaus, Keller, Waschküche, Tiefgarage).
- Wichtige Geräte erfassen. Heizung, Aufzug, Tore, Pumpen, Lüftung – unter Geräte mit Foto des Typenschilds.
- QR-Codes drucken. Unter QR-Codes Etiketten für Räume und Geräte erzeugen, ausdrucken und gut sichtbar anbringen. Ein Aushang „Schaden? Code scannen!“ im Eingang hilft.
- Wiederkehrende Aufgaben anlegen. Wartungen unter Wartungspläne, Reinigungsturnus unter Reinigungspläne, Zähler für die Ablesung unter Zähler.
- Hausmeister einladen. Benutzer mit der Rolle Haustechniker anlegen. Die Web-App lässt sich auf dem Smartphone über „Als App installieren“ wie eine normale App auf den Startbildschirm legen.
- Arbeitsweise festlegen. Jeder Auftrag wird im Ticket erledigt: Zeit starten, bei Bedarf pausieren, beim Stoppen notieren, was gemacht wurde, und den Status setzen.
Hausmeister-App kostenlos – geht das?
Für einzelne Hausmeister gibt es einfache Aufgaben-Apps, die nichts kosten. Sobald aber mehrere Objekte, Verwaltungen oder Mitarbeitende beteiligt sind, braucht es Rollen, Nachweise und Wartungsplanung. Maintably können Sie kostenlos testen und mit Ihren echten Objekten ausprobieren, bevor Sie sich entscheiden.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- Funktioniert die Meldung per QR-Code ohne App-Installation und Anmeldung für den Meldenden?
- Kann der Hausmeister alles auf dem Smartphone erledigen – auch Fotos anhängen und Zeiten erfassen?
- Lassen sich mehrere Auftraggeber oder Mandanten sauber trennen?
- Gibt es Wartungs- und Reinigungspläne, oder nur Tickets?
- Sind die Daten in Europa gespeichert und ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag möglich?