Warum Mängelmanagement mit Excel und Fotos auf dem Handy scheitert
Auf der Baustelle entstehen Mängel im Minutentakt: ein Riss im Putz, eine fehlende Fuge, eine falsch gesetzte Steckdose. Werden sie auf Zetteln, in Fotoalben und Tabellen gesammelt, passiert immer dasselbe: Fotos lassen sich keinem Ort mehr zuordnen, Nachunternehmer erfahren zu spät von ihren Mängeln, Fristen verstreichen, und bei der Abnahme fehlt der Überblick.
Was eine Mängelmanagement-Software können muss
- Erfassen vor Ort – mit Titel, Ort am Objekt, Kategorie bzw. Gewerk, Priorität und Foto.
- Zuweisen an das verantwortliche Gewerk oder den Nachunternehmer.
- Fristen setzen und überwachen.
- Status verfolgen – von offen bis abgenommen.
- Nachweisen, wer den Mangel festgestellt, behoben und abgenommen hat – mit Datum.
- Filtern nach Baustelle, Status, Priorität und Kategorie.
Ein bewährtes Statusmodell
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Mangel festgestellt, noch nicht in Bearbeitung. |
| In Bearbeitung | Das Gewerk arbeitet an der Beseitigung. |
| Behoben | Das Gewerk meldet den Mangel als beseitigt. |
| Abgenommen | Bauleitung hat die Beseitigung geprüft und bestätigt. |
| Strittig | Verantwortung oder Mangel wird bestritten – klären, nicht vergessen. |
| Zurückgestellt | Bewusst auf später verschoben, z. B. bis nach Folgearbeiten. |
Wichtig ist die Trennung zwischen Behoben und Abgenommen: Erst die Prüfung durch die Bauleitung schließt einen Mangel wirklich.
Anleitung: Mängelmanagement mit Maintably einrichten
- Baustelle anlegen. Unter Baustellen Projektnummer, Bezeichnung, Bauart, Bauleitung und Adresse erfassen.
- Mangel erfassen. Unter Mängel auf „Neu“ tippen, Baustelle wählen, Titel und Kategorie (z. B. Putz, Fliesen, Elektro) vergeben, Priorität setzen und den Ort am Objekt möglichst genau beschreiben: „EG, Raum 0.08, südliche Fensterlaibung“.
- Zuweisen und Frist setzen. Verantwortliches Gewerk bzw. Nachunternehmer eintragen und eine Frist bis festlegen.
- Foto anhängen. Das Foto direkt mit dem Smartphone aufnehmen – so ist es untrennbar mit dem Mangel verbunden.
- Status pflegen. Meldet das Gewerk die Beseitigung, Status auf „Behoben“ und Datum eintragen. Nach Prüfung auf „Abgenommen“ setzen.
- Vor der Abnahme filtern. Filter auf Baustelle und Status „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Strittig“ – das ist Ihre Restmängelliste.
Von der Baustelle in den Betrieb
Nach der Fertigstellung wird aus der Baustelle ein Gebäude, das betrieben und gewartet werden muss. In Maintably lässt sich eine Baustelle bei der Übergabe einem Gebäude zuordnen. Mängel in der Gewährleistungsphase, Anlagen, Wartungspläne und Dokumente bleiben damit in einem System – von der Planung bis zum Betrieb.
Für wen eignet sich digitales Mängelmanagement?
Für Generalunternehmer und Bauträger, Bauleitungen, Architektur- und Ingenieurbüros, Handwerksbetriebe mit eigenen Baustellen und für Eigentümer und Verwalter, die Gewährleistungsmängel im Bestand nachhalten müssen.