Was ist CAFM-Software?
CAFM steht für Computer-Aided Facility Management – also Facility Management mit Software-Unterstützung. Ein CAFM-System ersetzt die Mischung aus Excel-Listen, Ordnern, E-Mails und Zetteln, mit der viele Betriebe ihre Gebäude heute noch verwalten. Es beantwortet jederzeit drei Fragen: Was haben wir? (Gebäude, Räume, Anlagen), Was ist zu tun? (Wartungen, Prüfungen, Störungen) und Was wurde erledigt? (Nachweise, Zeiten, Kosten).
Der Begriff wird oft gleichbedeutend mit „Facility-Management-Software“ verwendet. Verwandt, aber enger gefasst ist das CMMS (Instandhaltungssoftware), das sich vor allem auf die Wartung von Maschinen und Anlagen konzentriert.
Welche Funktionen ein CAFM-System heute braucht
Die Funktionslisten der Anbieter sind lang. Für die meisten Betriebe entscheiden aber sechs Bausteine darüber, ob die Software im Alltag genutzt wird – oder nach drei Monaten wieder Excel regiert.
1. Objekt- und Anlagenverzeichnis
Gebäude, Etagen, Räume und Geräte in einer sauberen Hierarchie. Jedes Objekt braucht Dokumente, Fotos, Hersteller- und Wartungsdaten. Ohne dieses Verzeichnis funktioniert nichts anderes – es ist das Fundament.
2. Wartungs- und Prüfplanung
Wiederkehrende Wartungen nach Intervall (z. B. alle 6 Monate) und idealerweise auch nach Zählerstand (z. B. alle 500 Betriebsstunden). Fällige Aufgaben müssen automatisch entstehen und eskalieren, wenn niemand reagiert. Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen sollten als solche gekennzeichnet sein.
3. Störungs- und Ticketmanagement
Meldungen von Nutzern, Mietern oder Mitarbeitenden landen als Ticket mit Status, Priorität und Zuständigkeit – statt im Postfach einer einzelnen Person. Besonders wirksam: QR-Codes an Geräten und Räumen, über die jeder ohne Anmeldung eine Störung melden kann. Das Ticket weiß dann bereits, welches Gerät betroffen ist.
4. Mobile Nutzung vor Ort
Die Arbeit passiert im Keller, auf dem Dach und im Technikraum – nicht am Schreibtisch. Ein CAFM-System muss auf dem Smartphone so gut funktionieren wie am PC: Ticket öffnen, Zeit erfassen, Foto anhängen, erledigen.
5. Nachweise und Dokumentation
Wer hat wann was gemacht? Im Schadensfall oder bei einer Begehung durch Versicherung oder Behörde zählt der lückenlose Nachweis. Gute Systeme protokollieren Änderungen automatisch und erzeugen Berichte auf Knopfdruck.
6. Rollen, Mandanten und Dienstleister
Hausmeister, Technik, Verwaltung, externe Firmen und Eigentümer brauchen unterschiedliche Rechte. Wer mehrere Liegenschaften oder Kunden betreut, braucht zusätzlich getrennte Mandanten.
Checkliste: CAFM-Anbieter vergleichen
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Einstieg | Können Sie ohne Berater und Projektphase starten? Gibt es eine Demo ohne Verkaufsgespräch? |
| Bedienung | Findet sich ein Hausmeister ohne Schulung zurecht? Lassen Sie die künftigen Nutzer selbst testen. |
| Mobil | Funktioniert alles im Browser auf dem Smartphone? Lässt sich die Anwendung als App installieren? |
| Datenimport | Können vorhandene Excel-Listen (Räume, Geräte) übernommen werden? |
| Kostenmodell | Monatlich kündbar oder Mehrjahresvertrag? Einrichtungsgebühren? Kosten pro Nutzer oder pro Objekt? |
| Datenschutz | Wo stehen die Server? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? |
| Schnittstellen | Webhooks oder API, um andere Systeme (z. B. ERP, Buchhaltung) anzubinden? |
| Wachstum | Lassen sich später weitere Gebäude, Mandanten und Module ergänzen, ohne neu zu kaufen? |
Anleitung: CAFM-Software in 6 Schritten einführen
Die meisten CAFM-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern am Versuch, am ersten Tag alles perfekt abzubilden. Gehen Sie stattdessen in kleinen, nutzbaren Schritten vor. Am Beispiel von Maintably:
- Mit einem Gebäude beginnen. Legen Sie unter Gebäude eine einzige Liegenschaft an – die mit den meisten Störungen. Etagen und Räume ergänzen Sie nur so weit, wie Sie sie für Meldungen brauchen.
- Die wichtigsten 20 Geräte erfassen. Heizung, Lüftung, Aufzug, Brandschutztechnik, Tore: Unter Geräte reichen Bezeichnung, Standort, Hersteller und ein Foto des Typenschilds. Vollständigkeit kommt später.
- Wartungspläne hinterlegen. Unter Wartungspläne je Gerät das Intervall eintragen – oder einen Zählerstand als Auslöser wählen. Markieren Sie gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen. Ab jetzt erscheinen Fälligkeiten im Wartungskalender.
- QR-Codes drucken und anbringen. Unter QR-Codes Etiketten für Geräte und Räume drucken. Wer den Code scannt, landet direkt in einem Meldeformular – das Ticket ist dem richtigen Gerät zugeordnet.
- Team einladen und Rollen vergeben. Hausmeister und Technik bekommen Tickets und Wartungen, die Verwaltung sieht Berichte, externe Dienstleister nur ihre Aufträge.
- Nach vier Wochen ausbauen. Erst wenn das Team täglich mit Tickets und Wartungen arbeitet, folgen weitere Gebäude, Schlüsselverwaltung, Zähler, Reinigungspläne oder Begehungen.
Was kostet CAFM-Software?
Die Spanne ist groß. Klassische On-Premise-Systeme großer Anbieter kosten schnell fünfstellige Beträge für Lizenzen und Einführung, dazu Wartungsverträge. Cloud-Lösungen (SaaS) rechnen meist monatlich ab – nach Nutzern, Objekten oder Funktionsumfang. Achten Sie neben dem Listenpreis auf versteckte Kosten: Einrichtung, Schulung, Datenübernahme, Schnittstellen und Mindestlaufzeiten.
Für kleinere Bestände lohnt sich der Blick auf Anbieter, bei denen man ohne Vertrag starten und die Software mit echten Daten testen kann, bevor Geld fließt.
CAFM für kleine und mittlere Betriebe
Lange galt CAFM als Thema für Konzerne und Großverwaltungen. Das hat sich geändert: Hausverwaltungen, Wohnbaugenossenschaften, Schulen, Hotels, Praxen und Gewerbebetriebe haben dieselben Pflichten – Betreiberverantwortung, Prüffristen, Dokumentation –, aber weder Zeit noch Budget für ein Einführungsprojekt. Für sie zählt vor allem: schnell startklar, einfach zu bedienen und bezahlbar.
Maintably ist genau dafür gebaut: ein CAFM-System im Browser, mit Tickets, Wartungsplänen, QR-Codes, Schlüsselverwaltung, Zählern, Begehungen und Dokumenten – mandantenfähig und ohne Installation.