Was ist Facility-Management-Software?
Facility-Management-Software – auch Gebäudemanagement-Software oder CAFM-System genannt – verwaltet alles, was zum Betrieb eines Gebäudes gehört: Flächen und Räume, technische Anlagen, Wartungen und Prüfungen, Störungen, Reinigung, Schlüssel, Zähler, Verträge und Dienstleister. Sie ersetzt die vielen Insellösungen, mit denen Gebäude in der Praxis oft betreut werden.
Die Module – und welche Sie zuerst brauchen
| Modul | Nutzen | Priorität |
|---|---|---|
| Gebäude, Etagen, Räume | Grundgerüst für alles andere | sofort |
| Geräte und Anlagen | Wissen, was verbaut ist und wo | sofort |
| Tickets / Störmeldungen | Ein Meldeweg statt Zuruf und E-Mail | sofort |
| Wartungspläne und Wartungskalender | Prüf- und Wartungspflichten einhalten | sofort |
| QR-Codes | Meldungen direkt am Ort, ohne Anmeldung | früh |
| Schlüssel und Schließanlagen | Nachweis, wer welchen Zugang hat | bei Bedarf |
| Zähler | Verbräuche erfassen, Wartung nach Zählerstand | bei Bedarf |
| Reinigungspläne | Turnus und Nachweis der Reinigung | bei Bedarf |
| Begehungen und Checklisten | Brandschutz-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsbegehungen dokumentieren | bei Bedarf |
| Verträge, Dienstleister, Budgets | Kosten und Fremdfirmen im Griff | später |
Für wen sich Facility-Management-Software lohnt
- Hausverwaltungen und Eigentümer mit mehreren Objekten, deren Technik gewartet und deren Schäden schnell behoben werden müssen.
- Gewerbe und Industrie mit eigener Haustechnik und Prüfpflichten.
- Schulen, Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Hotels, in denen Ausfälle sofort spürbar sind.
- Technische Dienstleister und Hausmeisterdienste, die für viele Auftraggeber arbeiten und Nachweise liefern müssen.
- Generalunternehmer und Bauträger, die Gebäude nach der Fertigstellung in den Betrieb übergeben.
Anleitung: In einer Woche zum laufenden Gebäudemanagement
- Tag 1 – Struktur. In Maintably unter Gebäude die Liegenschaften anlegen, für das wichtigste Gebäude Etagen und die relevanten Räume ergänzen.
- Tag 2 – Technik. Die wichtigsten Anlagen unter Geräte erfassen, jeweils mit Foto des Typenschilds und Standort.
- Tag 3 – Pflichten. Für jede wartungspflichtige Anlage einen Wartungsplan mit Intervall oder Zählerstand, Zuständigkeit und Vorlaufwarnung anlegen.
- Tag 4 – Meldewege. QR-Codes für Räume und Geräte drucken und anbringen; Nutzer und Mieter informieren, dass Schäden ab sofort per Scan gemeldet werden.
- Tag 5 – Team. Hausmeister, Technik und Verwaltung als Benutzer einladen und Rollen vergeben. Externe Dienstleister erhalten nur Zugriff auf das, was sie brauchen.
- Ab Woche 2 – ausbauen. Schlüssel, Zähler, Reinigungspläne, Begehungen und Verträge nach Bedarf ergänzen.
Was kostet Gebäudemanagement-Software?
Klassische FM-Systeme werden mit Lizenzen, Einführungsprojekt und Wartungsvertrag verkauft – für kleinere Bestände oft unverhältnismäßig. Cloud-Lösungen rechnen dagegen monatlich ab und lassen sich ohne Installation und ohne Berater starten. Vergleichen Sie nicht nur den Monatspreis, sondern auch Einrichtungskosten, Mindestlaufzeit und den Aufwand, bis Ihr Team die Software wirklich nutzt.
Maintably können Sie kostenlos testen – mit Ihren echten Gebäuden, nicht nur mit Beispieldaten – und vorab ohne Anmeldung die Demo ansehen.
Checkliste für die Auswahl
- Läuft die Software im Browser auf PC, Tablet und Smartphone?
- Können Mieter, Nutzer und Mitarbeitende Schäden ohne Anmeldung melden?
- Werden Wartungen automatisch fällig und eskaliert?
- Gibt es Mandanten, Rollen und Rechte für externe Dienstleister?
- Werden alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert?
- Können Sie klein anfangen und später Module ergänzen?