Czym jest oprogramowanie facility management?
System facility management – zwany też oprogramowaniem do zarządzania budynkami lub systemem CAFM – obsługuje wszystko, co należy do eksploatacji budynku: powierzchnie i pomieszczenia, instalacje techniczne, przeglądy i kontrole, awarie, sprzątanie, klucze, liczniki, umowy i usługodawców. Zastępuje liczne rozwiązania wyspowe, za pomocą których budynki są w praktyce często obsługiwane.
Moduły – i które będą potrzebne najpierw
| Moduł | Korzyść | Priorytet |
|---|---|---|
| Budynki, kondygnacje, pomieszczenia | Szkielet dla wszystkiego innego | od razu |
| Urządzenia i instalacje | Wiedza, co jest zamontowane i gdzie | od razu |
| Zgłoszenia / awarie | Jedna droga zgłaszania zamiast okrzyków i e-maili | od razu |
| Harmonogramy przeglądów i kalendarz przeglądów | Dotrzymywanie obowiązków kontrolnych i serwisowych | od razu |
| Kody QR | Zgłoszenia bezpośrednio na miejscu, bez logowania | wcześnie |
| Klucze i systemy zamknięć | Dowód, kto ma jaki dostęp | w razie potrzeby |
| Liczniki | Rejestracja zużycia, przeglądy według stanu licznika | w razie potrzeby |
| Plany sprzątania | Cykl i dowód wykonania sprzątania | w razie potrzeby |
| Kontrole obiektów i listy kontrolne | Dokumentowanie kontroli przeciwpożarowych, BHP i bezpieczeństwa | w razie potrzeby |
| Umowy, usługodawcy, budżety | Koszty i firmy zewnętrzne pod kontrolą | później |
Dla kogo opłaca się oprogramowanie facility management
- Zarządcy nieruchomości i właściciele z wieloma obiektami, których technikę trzeba serwisować, a szkody szybko usuwać.
- Handel, usługi i przemysł z własną techniką budynkową i obowiązkami kontrolnymi.
- Szkoły, szpitale, placówki opiekuńcze i hotele, w których awarie są odczuwalne natychmiast.
- Dostawcy usług technicznych i firmy konserwatorskie, które pracują dla wielu zleceniodawców i muszą dostarczać dowody wykonania.
- Generalni wykonawcy i deweloperzy, którzy po zakończeniu przekazują budynki do eksploatacji.
Instrukcja: w tydzień do działającego zarządzania budynkami
- Dzień 1 – struktura. W Maintably w sekcji Budynki (Gebäude) dodać nieruchomości, a dla najważniejszego budynku uzupełnić kondygnacje i istotne pomieszczenia.
- Dzień 2 – technika. Wprowadzić najważniejsze instalacje w sekcji Urządzenia (Geräte), każdą ze zdjęciem tabliczki znamionowej i lokalizacją.
- Dzień 3 – obowiązki. Dla każdego urządzenia podlegającego przeglądom utworzyć harmonogram przeglądów (Wartungsplan) z interwałem lub stanem licznika, osobą odpowiedzialną i ostrzeżeniem z wyprzedzeniem.
- Dzień 4 – drogi zgłaszania. Wydrukować i rozmieścić kody QR (QR-Codes) dla pomieszczeń i urządzeń; poinformować użytkowników i najemców, że usterki od teraz zgłasza się przez skan.
- Dzień 5 – zespół. Zaprosić konserwatorów, dział techniczny i administrację jako użytkowników i nadać role. Zewnętrzni usługodawcy otrzymują dostęp tylko do tego, czego potrzebują.
- Od tygodnia 2 – rozbudowa. W miarę potrzeb dodawać klucze, liczniki, plany sprzątania, kontrole obiektów i umowy.
Ile kosztuje oprogramowanie do zarządzania budynkami?
Klasyczne systemy FM sprzedaje się z licencjami, projektem wdrożeniowym i umową serwisową – przy mniejszych zasobach często jest to nieproporcjonalne. Rozwiązania chmurowe rozlicza się natomiast miesięcznie i można je uruchomić bez instalacji i bez doradcy. Warto porównywać nie tylko cenę miesięczną, ale także koszty uruchomienia, minimalny okres umowy i nakład pracy, zanim zespół naprawdę zacznie korzystać z oprogramowania.
Maintably można przetestować bezpłatnie – na prawdziwych budynkach, a nie tylko na danych przykładowych – a wcześniej obejrzeć demo bez rejestracji.
Lista kontrolna wyboru
- Czy oprogramowanie działa w przeglądarce na komputerze, tablecie i smartfonie?
- Czy najemcy, użytkownicy i pracownicy mogą zgłaszać usterki bez logowania?
- Czy przeglądy stają się wymagalne automatycznie i podlegają eskalacji?
- Czy są klienci, role i uprawnienia dla zewnętrznych usługodawców?
- Czy wszystkie zmiany są przejrzyście protokołowane?
- Czy można zacząć od małej skali i później dodawać moduły?