Qu’est-ce qu’un logiciel de facility management ?
Un logiciel de facility management – aussi appelé logiciel de gestion de bâtiments ou système CAFM – gère tout ce qui relève de l’exploitation d’un bâtiment : surfaces et locaux, équipements techniques, maintenances et contrôles, pannes, nettoyage, clés, compteurs, contrats et prestataires. Il remplace les nombreuses solutions isolées avec lesquelles les bâtiments sont souvent suivis dans la pratique.
Les modules – et ceux dont vous avez besoin en premier
| Module | Utilité | Priorité |
|---|---|---|
| Bâtiments, étages, locaux | Ossature de tout le reste | immédiate |
| Équipements et installations | Savoir ce qui est installé et où | immédiate |
| Tickets / signalements de pannes | Un seul canal de signalement au lieu des appels et des e-mails | immédiate |
| Plans de maintenance et calendrier de maintenance | Respecter les obligations de contrôle et de maintenance | rapide |
| Codes QR | Signalements directement sur place, sans connexion | rapide |
| Clés et organigrammes | Preuve de qui a quel accès | selon les besoins |
| Compteurs | Relever les consommations, maintenance selon le relevé de compteur | selon les besoins |
| Plans de nettoyage | Rythme et preuve du nettoyage | selon les besoins |
| Visites de contrôle et check-lists | Documenter les visites de protection incendie, de santé et sécurité au travail et de sécurité | selon les besoins |
| Contrats, prestataires, budgets | Maîtriser les coûts et les entreprises extérieures | plus tard |
À qui le logiciel de facility management est-il utile
- Gestionnaires de biens et propriétaires ayant plusieurs sites, dont la technique doit être entretenue et dont les dommages doivent être réparés rapidement.
- Commerce et industrie disposant de leur propre technique du bâtiment et d’obligations de contrôle.
- Écoles, cliniques, établissements de soins et hôtels, où les pannes se ressentent immédiatement.
- Prestataires techniques et services d’entretien qui travaillent pour de nombreux donneurs d’ordre et doivent fournir des preuves.
- Entreprises générales et promoteurs qui remettent les bâtiments à l’exploitation après l’achèvement.
Mode d’emploi : une gestion de bâtiments opérationnelle en une semaine
- Jour 1 – Structure. Dans Maintably, créez les sites sous Bâtiments (Gebäude) ; pour le bâtiment le plus important, ajoutez les étages et les locaux pertinents.
- Jour 2 – Technique. Saisissez les équipements les plus importants sous Équipements (Geräte), chacun avec une photo de la plaque signalétique et son emplacement.
- Jour 3 – Obligations. Pour chaque équipement soumis à maintenance, créez un plan de maintenance (Wartungsplan) avec intervalle ou relevé de compteur, responsable et alerte anticipée.
- Jour 4 – Canaux de signalement. Imprimez et posez des codes QR (QR-Codes) pour les locaux et les équipements ; informez les utilisateurs et les locataires que les dommages se signalent désormais par scan.
- Jour 5 – Équipe. Invitez les agents de maintenance, l’équipe technique et la gestion comme utilisateurs et attribuez les rôles. Les prestataires externes n’obtiennent l’accès qu’à ce dont ils ont besoin.
- À partir de la semaine 2 – Étendre. Ajoutez selon les besoins les clés, les compteurs, les plans de nettoyage, les visites de contrôle et les contrats.
Combien coûte un logiciel de gestion de bâtiments ?
Les systèmes FM classiques sont vendus avec des licences, un projet de déploiement et un contrat de maintenance – souvent disproportionnés pour de petits parcs. Les solutions cloud, elles, sont facturées au mois et peuvent démarrer sans installation et sans consultant. Ne comparez pas seulement le prix mensuel, mais aussi les frais de mise en place, la durée minimale d’engagement et l’effort nécessaire pour que votre équipe utilise réellement le logiciel.
Vous pouvez tester Maintably gratuitement – avec vos véritables bâtiments, pas seulement avec des données d’exemple – et, au préalable, voir la démo sans vous inscrire.
Check-list pour le choix
- Le logiciel fonctionne-t-il dans le navigateur sur PC, tablette et smartphone ?
- Les locataires, les utilisateurs et les collaborateurs peuvent-ils signaler des dommages sans connexion ?
- Les maintenances deviennent-elles échues et escaladées automatiquement ?
- Existe-t-il des mandants, des rôles et des droits pour les prestataires externes ?
- Toutes les modifications sont-elles consignées de façon traçable ?
- Pouvez-vous commencer petit et ajouter des modules plus tard ?