Qu’est-ce qu’un logiciel GMAO ?
Un logiciel GMAO gère tous les équipements d’une structure et tout ce qu’il faut y faire : inspection, entretien, remise en état et amélioration – les quatre piliers de la maintenance. Dans le monde anglophone, cette catégorie de logiciels s’appelle CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Le noyau est toujours le même : un répertoire des équipements, des plans de maintenance récurrents, des ordres de travail (tickets) et un historique qui montre ce qui s’est passé, quand et sur quel équipement.
Corrective, préventive, conditionnelle : trois stratégies
| Stratégie | Principe | Usage typique |
|---|---|---|
| Corrective | On répare quand quelque chose est en panne. | Appareils non critiques dont la défaillance cause peu de dégâts. |
| Préventive | Maintenance à intervalles fixes, par ex. chaque année. | Chauffage, ventilation, protection incendie, ascenseurs, contrôles obligatoires. |
| Conditionnelle | Maintenance lorsqu’une valeur mesurée atteint un seuil – par ex. les heures de fonctionnement. | Machines, pompes, compresseurs, véhicules. |
Un bon logiciel GMAO prend en charge les trois : des tickets pour les interventions correctives, des plans à intervalles pour la maintenance préventive et des relevés de compteur comme déclencheurs de la maintenance conditionnelle.
Les principales fonctions en un coup d’œil
- Répertoire des installations et des équipements avec emplacement, fabricant, numéro de série, documents et photos.
- Plans de maintenance selon un intervalle (jours, semaines, mois, trimestres, années) ou selon un relevé de compteur, avec alerte anticipée et escalade.
- Ordres de travail et signalements de pannes avec priorité, statut, responsable et commentaires.
- Suivi du temps par intervention – démarrage, pause, arrêt avec note obligatoire sur ce qui a été fait.
- Codes QR sur les équipements : scanner, consulter l’historique, signaler une panne.
- Matériel et stock, pour que les pièces de rechange ne soient pas commandées seulement quand l’installation est à l’arrêt.
- Rapports et preuves pour la responsabilité de l’exploitant, l’assurance et les audits.
- Utilisation mobile sur smartphone et tablette, directement auprès de l’équipement.
À quoi voit-on qu’Excel ne suffit plus
- Les dates de maintenance sont oubliées ou ne sont remarquées qu’après l’échéance.
- Une seule personne sait où se trouve la liste à jour.
- Les pannes arrivent par téléphone, par e-mail et de vive voix – et se perdent en chemin.
- En cas de sinistre, impossible de prouver quand a eu lieu la dernière maintenance.
- Les temps de travail pour la facturation ou les centres de coûts doivent être estimés après coup.
Si plus d’un point vous concerne, l’absence de logiciel vous coûte déjà plus cher qu’une licence.
Mode d’emploi : digitaliser la maintenance préventive en 30 jours
- Semaine 1 – Recenser les équipements. Commencez par les équipements dont la défaillance coûte le plus cher. Dans Maintably, vous les créez sous Équipements (Geräte) et les rattachez à un bâtiment et à un local. Une photo de la plaque signalétique évite bien des questions par la suite.
- Semaine 1 – Créer les plans de maintenance. Sous Plans de maintenance (Wartungspläne), indiquez pour chaque équipement l’intervalle ou le seuil de compteur, le responsable, l’alerte anticipée et le temps estimé. Marquez les contrôles réglementaires comme « obligatoire (réglementaire) ».
- Semaine 2 – Poser les codes QR. Imprimez les étiquettes sous Codes QR (QR-Codes). Dès lors, chacun signale une panne directement sur l’équipement – sans connexion, avec le bon rattachement.
- Semaine 2 – Faire du ticket le seul canal de signalement. Convenez en équipe : ce qui n’existe pas sous forme de ticket n’est pas traité. Cela paraît strict, mais met fin au chaos des demandes lancées à la volée.
- Semaine 3 – Saisir le temps sur l’intervention. Les techniciens démarrent le chronomètre dans le ticket, le mettent en pause en cas d’interruption et notent à l’arrêt ce qui a été fait. Une fois le travail terminé, le ticket passe sur « Clôturé ».
- Semaine 4 – Analyser. Consultez le Calendrier de maintenance (Wartungskalender) et les Rapports (Berichte) : combien de maintenances sont en retard ? Quels équipements génèrent le plus de tickets ? Vous en déduisez où ajuster les intervalles ou prévoir un remplacement.
Combien coûte un logiciel GMAO ?
Les prix vont des outils gratuits pour un seul poste aux systèmes d’entreprise accompagnés d’un projet de déploiement. Pour les petites et moyennes structures, les solutions cloud facturées au mois sont généralement les plus économiques : pas de serveur, pas de mises à jour, pas de durée minimale. Comparez avec ce que coûtent une seule panne d’équipement évitable ou un contrôle obligatoire manqué.
Plus important que le prix mensuel : l’équipe utilise-t-elle réellement le logiciel ? Testez donc avec de vrais équipements et de vrais utilisateurs avant de vous décider.
Comparer les logiciels GMAO : cinq questions de test
- Un technicien peut-il, sans formation, signaler une panne sur son smartphone et la clôturer ?
- Les ordres de maintenance sont-ils créés automatiquement – et escaladés si personne ne réagit ?
- Une maintenance peut-elle aussi être déclenchée par un relevé de compteur ?
- L’historique complet de chaque équipement est-il accessible en quelques clics ?
- Pouvez-vous démarrer sans contrat et arrêter à tout moment ?