Que fait un logiciel de planification de la maintenance ?
Un planificateur de maintenance consigne quel équipement doit être entretenu, quand et par qui, et veille à ce que cela se fasse réellement. Contrairement à un agenda ou à un tableau, il travaille activement : il crée lui-même les tâches échues, rappelle à l’avance, escalade en cas de retard et enregistre la preuve dès que la maintenance est faite.
Planifier la maintenance dans Excel : où sont les limites
Beaucoup de structures commencent avec un modèle de plan de maintenance sous Excel. C’est un bon premier pas, mais il atteint vite ses limites :
- Excel ne rappelle rien à personne – quelqu’un doit ouvrir activement la liste.
- Plusieurs personnes ne peuvent pas travailler proprement en même temps ; les versions divergent.
- Les photos, les procès-verbaux de contrôle et les factures sont rangés ailleurs.
- Ce qui a réellement été fait figure, au mieux, dans une cellule de commentaire.
- Les relevés de compteur comme déclencheurs ne se reproduisent qu’au prix d’une grande acrobatie de formules.
Les fonctions que doit offrir un planificateur de maintenance
| Fonction | Pourquoi elle est importante |
|---|---|
| Maintenance à intervalles | Jours, semaines, mois, trimestres ou années – en phase avec les préconisations du fabricant et les obligations de contrôle. |
| Maintenance par compteur | Maintenance selon les heures de fonctionnement, le kilométrage ou la consommation plutôt que selon un calendrier rigide. |
| Alerte anticipée | Rappel X jours avant l’échéance, pour que les rendez-vous avec les entreprises spécialisées soient pris à temps. |
| Escalade | Si une maintenance reste en suspens, elle est remontée en priorité après un nombre de jours défini. |
| Calendrier de maintenance | Toutes les échéances en un coup d’œil – par semaine, par mois et par bâtiment. |
| Responsabilités | Responsables internes et prestataires externes pour chaque plan de maintenance. |
| Preuve | Temps, note, photos et documents directement sur la tâche réalisée. |
Mode d’emploi : créer un plan de maintenance dans Maintably
- Créer l’équipement. Sous Équipements (Geräte), saisissez l’installation avec sa désignation, son bâtiment, son local et son fabricant. Photographiez la plaque signalétique et joignez-la.
- Créer le plan de maintenance. Sous Plans de maintenance (Wartungspläne), cliquez sur « Nouveau », sélectionnez l’équipement et donnez une désignation parlante, par ex. « Entretien annuel de la chaudière gaz à condensation ».
- Choisir le déclencheur. Soit un intervalle (par ex. 12 mois), soit un relevé de compteur avec seuil (par ex. toutes les 2 000 heures de fonctionnement depuis la dernière maintenance).
- Définir l’anticipation et l’escalade. Par exemple 21 jours d’alerte anticipée et une escalade après 7 jours de retard.
- Indiquer le responsable et le temps estimé. Renseignez le responsable interne, le cas échéant le fournisseur ou l’entreprise spécialisée, et le temps estimé en heures. Marquez les contrôles obligatoires comme « obligatoire (réglementaire) ».
- Vérifier dans le calendrier de maintenance. La nouvelle échéance apparaît dans le Calendrier de maintenance (Wartungskalender). À partir de là, tout se déroule automatiquement.
Intervalles de maintenance courants dans les bâtiments
Les valeurs suivantes sont données à titre indicatif. Les références sont toujours les indications du fabricant, les exigences réglementaires et votre évaluation des risques.
| Équipement | Intervalle habituel |
|---|---|
| Installation de chauffage / brûleur | annuel |
| Installations de ventilation et de climatisation (changement des filtres) | 3 à 12 mois |
| Extincteurs | tous les 2 ans |
| Détecteurs de fumée | annuel |
| Portes coupe-feu et dispositifs de retenue | annuel |
| Appareils électriques mobiles | 6 à 24 mois selon l’usage |
| Portails et barrières | annuel |
À qui un planificateur de maintenance numérique est-il utile ?
À quiconque garde en tête ou dans un tableau les maintenances de plus de quelques appareils : services d’entretien et de maintenance, gestionnaires de biens, services techniques de sites commerciaux et industriels, écoles, hôtels, établissements de soins et prestataires techniques. Dès qu’il y a des obligations de contrôle et plusieurs intervenants, le tableau devient un risque de responsabilité.