Was macht eine Wartungsplaner-Software?
Ein Wartungsplaner hält fest, welche Anlage wann von wem gewartet werden muss, und sorgt dafür, dass es auch passiert. Anders als ein Kalender oder eine Tabelle arbeitet er aktiv: Er erzeugt fällige Aufgaben selbst, erinnert vorab, eskaliert bei Verzug und speichert den Nachweis, sobald die Wartung erledigt ist.
Wartungsplaner in Excel – wo die Grenzen liegen
Viele Betriebe starten mit einer Wartungsplan-Vorlage in Excel. Das ist ein guter erster Schritt, stößt aber schnell an Grenzen:
- Excel erinnert niemanden – jemand muss die Liste aktiv öffnen.
- Mehrere Personen können nicht sauber gleichzeitig arbeiten; Versionen laufen auseinander.
- Fotos, Prüfprotokolle und Rechnungen liegen woanders.
- Was tatsächlich gemacht wurde, steht bestenfalls in einer Kommentarzelle.
- Zählerstände als Auslöser lassen sich nur mit viel Formelakrobatik abbilden.
Diese Funktionen sollte ein Wartungsplaner haben
| Funktion | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Intervall-Wartung | Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre – passend zu Herstellervorgaben und Prüfpflichten. |
| Zählerbasierte Wartung | Wartung nach Betriebsstunden, Laufleistung oder Verbrauch statt nach starrem Kalender. |
| Vorlaufwarnung | Erinnerung X Tage vor Fälligkeit, damit Termine mit Fachfirmen rechtzeitig stehen. |
| Eskalation | Bleibt eine Wartung liegen, wird sie nach einer festgelegten Zahl Tage hochgestuft. |
| Wartungskalender | Alle Fälligkeiten auf einen Blick – pro Woche, Monat und Gebäude. |
| Zuständigkeiten | Interne Verantwortliche und externe Dienstleister je Wartungsplan. |
| Nachweis | Zeit, Notiz, Fotos und Dokumente direkt an der erledigten Aufgabe. |
Anleitung: Einen Wartungsplan in Maintably anlegen
- Gerät anlegen. Unter Geräte die Anlage mit Bezeichnung, Gebäude, Raum und Hersteller erfassen. Typenschild fotografieren und anhängen.
- Wartungsplan erstellen. Unter Wartungspläne auf „Neu“ klicken, das Gerät auswählen und eine aussagekräftige Bezeichnung vergeben, z. B. „Jahreswartung Gasbrennwertkessel“.
- Auslöser wählen. Entweder Intervall (z. B. 12 Monate) oder Zählerstand mit Schwellwert (z. B. alle 2 000 Betriebsstunden seit der letzten Wartung).
- Vorlauf und Eskalation festlegen. Zum Beispiel 21 Tage Vorlaufwarnung und Eskalation nach 7 Tagen Verzug.
- Zuständigkeit und Aufwand eintragen. Internen Zuständigen, ggf. Lieferanten bzw. Fachfirma und geschätzten Aufwand in Stunden hinterlegen. Pflichtprüfungen als „gesetzlich vorgeschrieben“ markieren.
- Im Wartungskalender prüfen. Der neue Termin erscheint im Wartungskalender. Ab hier läuft alles automatisch.
Typische Wartungsintervalle in Gebäuden
Die folgenden Werte sind Orientierungswerte. Maßgeblich sind immer Herstellerangaben, gesetzliche Vorgaben und Ihre Gefährdungsbeurteilung.
| Anlage | Übliches Intervall |
|---|---|
| Heizungsanlage / Brenner | jährlich |
| Lüftungs- und Klimaanlagen (Filterwechsel) | 3–12 Monate |
| Feuerlöscher | alle 2 Jahre |
| Rauchwarnmelder | jährlich |
| Brandschutztüren und Feststellanlagen | jährlich |
| Ortsveränderliche elektrische Geräte | je nach Einsatz 6–24 Monate |
| Tore und Schranken | jährlich |
Für wen lohnt sich ein digitaler Wartungsplaner?
Für jeden, der Wartungen für mehr als ein paar Geräte im Kopf oder in einer Tabelle behält: Hausmeisterdienste, Hausverwaltungen, Haustechnik in Gewerbe und Industrie, Schulen, Hotels, Pflegeeinrichtungen und technische Dienstleister. Spätestens bei Prüfpflichten und mehreren Beteiligten wird aus der Tabelle ein Haftungsrisiko.