¿Qué hace un software de mantenimiento?
Un planificador de mantenimiento registra qué instalación debe mantener quién y cuándo, y se asegura de que realmente ocurra. A diferencia de un calendario o una tabla, trabaja de forma activa: genera por sí mismo las tareas pendientes, avisa con antelación, escala cuando hay retraso y guarda el justificante en cuanto se completa el mantenimiento.
Planificar el mantenimiento en Excel: dónde están los límites
Muchas empresas empiezan con una plantilla de plan de mantenimiento en Excel. Es un buen primer paso, pero pronto se queda corto:
- Excel no avisa a nadie: alguien tiene que abrir la lista por iniciativa propia.
- Varias personas no pueden trabajar a la vez con orden; las versiones se desincronizan.
- Las fotos, los protocolos de inspección y las facturas están en otro sitio.
- Lo que realmente se hizo consta, con suerte, en una celda de comentarios.
- Los contadores como disparador solo se pueden reflejar a base de complicadas fórmulas.
Funciones que debería tener un software de mantenimiento
| Función | Por qué es importante |
|---|---|
| Mantenimiento por intervalos | Días, semanas, meses, trimestres o años, según las indicaciones del fabricante y las obligaciones de inspección. |
| Mantenimiento por contador | Mantenimiento por horas de funcionamiento, kilometraje o consumo en lugar de un calendario rígido. |
| Aviso anticipado | Recordatorio X días antes del vencimiento, para que las citas con empresas especializadas se fijen a tiempo. |
| Escalado | Si un mantenimiento queda sin hacer, se eleva de prioridad tras un número de días establecido. |
| Calendario de mantenimiento | Todos los vencimientos de un vistazo, por semana, mes y edificio. |
| Responsables | Responsables internos y proveedores externos por cada plan de mantenimiento. |
| Justificante | Tiempo, nota, fotos y documentos directamente en la tarea completada. |
Guía: crear un plan de mantenimiento en Maintably
- Dar de alta el equipo. En Equipos (Geräte), registre la instalación con su denominación, edificio, espacio y fabricante. Fotografíe la placa de características y adjúntela.
- Crear el plan de mantenimiento. En Planes de mantenimiento (Wartungspläne), pulse «Nuevo» (Neu), seleccione el equipo y asigne una denominación clara, p. ej. «Revisión anual de la caldera de condensación de gas».
- Elegir el disparador. O bien un intervalo (p. ej. 12 meses) o bien una lectura de contador con umbral (p. ej. cada 2000 horas de funcionamiento desde el último mantenimiento).
- Definir antelación y escalado. Por ejemplo, 21 días de aviso anticipado y escalado tras 7 días de retraso.
- Indicar responsable y esfuerzo. Registre al responsable interno, en su caso el proveedor o la empresa especializada, y el esfuerzo estimado en horas. Marque las inspecciones obligatorias como «obligatorio por ley».
- Comprobar en el calendario de mantenimiento. La nueva cita aparece en el Calendario de mantenimiento (Wartungskalender). A partir de aquí todo funciona de forma automática.
Intervalos de mantenimiento habituales en edificios
Los valores siguientes son orientativos. Siempre prevalecen las indicaciones del fabricante, la normativa aplicable y su evaluación de riesgos.
| Instalación | Intervalo habitual |
|---|---|
| Instalación de calefacción / quemador | anual |
| Instalaciones de ventilación y climatización (cambio de filtros) | 3–12 meses |
| Extintores | cada 2 años |
| Detectores de humo | anual |
| Puertas cortafuegos y sistemas de retención | anual |
| Aparatos eléctricos portátiles | según el uso, 6–24 meses |
| Puertas y barreras | anual |
¿A quién le conviene un planificador digital de mantenimiento?
A todo el que lleve en la cabeza o en una tabla los mantenimientos de más de unos pocos equipos: servicios de conserjería, administradores de fincas, servicios técnicos de empresas comerciales e industriales, colegios, hoteles, centros residenciales y proveedores de servicios técnicos. En cuanto hay obligaciones de inspección y varias personas implicadas, la tabla pasa a ser un riesgo de responsabilidad.