Plantilla gratuita: plan de mantenimiento para edificios, instalaciones técnicas y máquinas, con cálculo automático del próximo vencimiento y semáforo para los mantenimientos vencidos.
¿Qué debe incluir un plan de mantenimiento?
Un plan de mantenimiento es una lista de todas las instalaciones sujetas a mantenimiento, con las tareas e intervalos necesarios en cada caso. Como mínimo debe incluir estos datos:
- Instalación con denominación inequívoca (p. ej. «Ventilación nave 2»)
- Ubicación: edificio, planta, espacio
- Fabricante, modelo y número de serie
- Tarea de mantenimiento: qué hay que hacer exactamente
- Intervalo: en días, meses o años, o según horas de funcionamiento
- Último y próximo mantenimiento
- Responsable: persona interna o empresa especializada
- Base legal: ¿es la inspección obligatoria por ley?
- Justificante: ¿dónde está el protocolo?
Guía: crear un plan de mantenimiento en 7 pasos
- Registrar las instalaciones. Recorra el edificio espacio por espacio y anote cada instalación técnica: calefacción, ventilación, climatización, ascensores, puertas, protección contra incendios, cuadros eléctricos, bombas, máquinas. Fotografíe cada placa de características.
- Aclarar las obligaciones. Compruebe para cada instalación si existe una obligación legal de inspección (p. ej. según la normativa de seguridad en el trabajo, la normativa de construcción o la de protección contra incendios de su país) y marque esas filas.
- Incorporar las indicaciones del fabricante. Los intervalos y tareas figuran en el manual de instrucciones. Si falta, consulte al fabricante o a la empresa especializada.
- Fijar los intervalos. Adopte el más corto entre el intervalo legal y el del fabricante. En instalaciones muy exigidas, una lectura de contador (horas de funcionamiento) puede ser más útil que un intervalo de calendario.
- Repartir responsabilidades. Cada fila recibe exactamente una persona responsable, aunque el trabajo lo ejecute una empresa especializada. En la práctica, «todos» significa «nadie».
- Anotar el último mantenimiento. Se obtiene de facturas y protocolos. La plantilla calcula a partir de ahí el próximo vencimiento de forma automática.
- Revisar con regularidad. Fije una cita fija (p. ej. todos los lunes) para revisar la lista en busca de mantenimientos vencidos o a punto de vencer.
Cómo usar la plantilla de Excel
La plantilla ya incluye filas de ejemplo para instalaciones técnicas típicas de un edificio. Introduzca sus instalaciones: la columna Próximo mantenimiento se calcula a partir de Último mantenimiento e Intervalo (meses). La columna Estado muestra «vencido», «vence en 30 días» u «ok». Con el filtro de la fila de encabezado verá de un vistazo qué toca a continuación.
Ejemplo: plan de mantenimiento de un edificio de oficinas
| Instalación | Tarea | Intervalo | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Caldera de condensación de gas | Revisión y medición de gases de combustión | 12 meses | sí |
| Instalación de ventilación | Cambio de filtros, inspección visual | 6 meses | no |
| Extintores | Revisión por técnico competente | 24 meses | sí |
| Puertas cortafuegos | Prueba de funcionamiento | 12 meses | sí |
| Detectores de humo | Prueba de funcionamiento | 12 meses | sí |
| Puerta enrollable del aparcamiento | Revisión y comprobación de seguridad | 12 meses | sí |
| Sistema de elevación de aguas | Revisión | 6 meses | no |
Los intervalos son ejemplos. Siempre prevalecen las indicaciones del fabricante, la normativa y su evaluación de riesgos.
Plan de mantenimiento para máquinas
En las máquinas, un ritmo puramente de calendario suele ser impreciso: una instalación en régimen de tres turnos se desgasta más rápido que otra que solo funciona de forma ocasional. Aquí compensa el mantenimiento por horas de funcionamiento o número de piezas. En la plantilla de Excel se introduce para ello la lectura del contador en lugar de meses; en un software como Maintably, el mantenimiento vence automáticamente en cuanto el contador alcanza el umbral.
Del plan de mantenimiento en Excel al software
La plantilla basta mientras una sola persona atienda un número reducido de instalaciones. En cuanto participan varias personas, se suman fotos y protocolos, o los plazos tienen implicaciones de responsabilidad, un software de mantenimiento digital es más seguro: avisa por sí mismo, escala en caso de retraso y guarda el justificante de forma automática. Su lista de Excel es el punto de partida ideal, porque las columnas de la plantilla se corresponden con los campos de Maintably.