¿Qué es el software de facility management?
El software de facility management, también llamado software de gestión de edificios o sistema CAFM, gestiona todo lo que forma parte de la explotación de un edificio: superficies y espacios, instalaciones técnicas, mantenimientos e inspecciones, averías, limpieza, llaves, contadores, contratos y proveedores. Sustituye a las muchas soluciones aisladas con las que, en la práctica, suelen atenderse los edificios.
Los módulos, y cuáles necesita primero
| Módulo | Utilidad | Prioridad |
|---|---|---|
| Edificios, plantas, espacios | Estructura base para todo lo demás | inmediata |
| Equipos e instalaciones | Saber qué hay instalado y dónde | inmediata |
| Tickets / avisos de avería | Un solo canal de avisos en lugar de avisos de viva voz y correos | inmediata |
| Planes de mantenimiento y calendario de mantenimiento | Cumplir las obligaciones de inspección y mantenimiento | inmediata |
| Códigos QR | Avisos directamente en el lugar, sin iniciar sesión | temprana |
| Llaves y sistemas de cierre | Justificar quién tiene cada acceso | según necesidad |
| Contadores | Registrar consumos, mantenimiento por lectura de contador | según necesidad |
| Planes de limpieza | Turnos y justificante de la limpieza | según necesidad |
| Rondas de inspección y listas de comprobación | Documentar inspecciones de protección contra incendios, de seguridad laboral y de seguridad | según necesidad |
| Contratos, proveedores, presupuestos | Controlar costes y empresas externas | más adelante |
A quién le conviene el software de facility management
- Administradores de fincas y propietarios con varios inmuebles, cuyas instalaciones hay que mantener y cuyos daños hay que reparar con rapidez.
- Empresas comerciales e industriales con servicio técnico propio y obligaciones de inspección.
- Colegios, clínicas, centros residenciales y hoteles, donde los fallos se notan de inmediato.
- Proveedores de servicios técnicos y servicios de conserjería que trabajan para muchos clientes y deben aportar justificantes.
- Contratistas generales y promotores que, tras la finalización, entregan los edificios a la explotación.
Guía: de cero a una gestión de edificios en marcha en una semana
- Día 1 – Estructura. En Maintably, dé de alta los inmuebles en Edificios (Gebäude) y, para el edificio más importante, añada plantas y los espacios relevantes.
- Día 2 – Instalaciones técnicas. Registre las instalaciones más importantes en Equipos (Geräte), cada una con foto de la placa de características y ubicación.
- Día 3 – Obligaciones. Para cada instalación sujeta a mantenimiento, cree un Plan de mantenimiento (Wartungsplan) con intervalo o lectura de contador, responsable y aviso anticipado.
- Día 4 – Canales de aviso. Imprima y coloque Códigos QR (QR-Codes) para espacios y equipos; informe a usuarios e inquilinos de que, desde ahora, los daños se notifican escaneando.
- Día 5 – Equipo. Invite como usuarios a conserjes, técnicos y administración y asigne roles. Los proveedores externos solo reciben acceso a lo que necesitan.
- Desde la semana 2 – Ampliar. Añada según necesidad llaves, contadores, planes de limpieza, rondas de inspección y contratos.
¿Cuánto cuesta un software de gestión de edificios?
Los sistemas FM clásicos se venden con licencias, proyecto de implantación y contrato de mantenimiento, algo a menudo desproporcionado para patrimonios pequeños. Las soluciones en la nube, en cambio, se facturan mensualmente y se ponen en marcha sin instalación y sin consultores. Compare no solo el precio mensual, sino también los costes de configuración, la permanencia mínima y el esfuerzo hasta que su equipo use realmente el software.
Maintably puede probarlo gratis, con sus edificios reales y no solo con datos de ejemplo, y ver antes la demo sin necesidad de registrarse.
Lista de comprobación para la elección
- ¿Funciona el software en el navegador de PC, tableta y smartphone?
- ¿Pueden inquilinos, usuarios y empleados notificar daños sin iniciar sesión?
- ¿Vencen y se escalan los mantenimientos automáticamente?
- ¿Hay clientes, roles y permisos para proveedores externos?
- ¿Se registran de forma trazable todos los cambios?
- ¿Puede empezar poco a poco y añadir módulos más adelante?