Por qué es tan importante la gestión de llaves
Las llaves son derechos de acceso que se pueden tocar. Quien no sabe quién tiene cada llave no puede garantizar la seguridad ni reaccionar con rapidez ante una pérdida. A ello se suman las cuestiones de seguro: si se pierde una llave maestra o una llave maestra general, a menudo hay que sustituir grupos enteros de cilindros. Una gestión de llaves ordenada y demostrable forma, por tanto, parte de la responsabilidad del titular.
Qué debe ofrecer una gestión de llaves digital
- Reflejar sistemas de cierre y tipos de llave: llaves individuales, de grupo, maestras y maestras generales, así como transpondedores y tarjetas.
- Existencias por llave: ¿cuántos ejemplares hay en total y cuántos están entregados?
- Entrega y devolución con persona y fecha, como historial trazable.
- Documentos como la tarjeta de seguridad, el plan de cierre o los recibos, archivados junto a la llave.
- Búsqueda rápida por número de llave o denominación.
Gestión de llaves en Excel: los problemas típicos
| Problema | Consecuencia |
|---|---|
| No se anotan las devoluciones | Las existencias no cuadran y las llaves perdidas se descubren tarde. |
| Varias versiones del archivo | Nadie sabe qué lista es la vigente. |
| Sin historial | ¿Quién tenía la llave hace tres meses? |
| Los justificantes están por separado | Los recibos y la tarjeta de seguridad no aparecen cuando hacen falta. |
Guía: configurar la gestión de llaves en Maintably
- Crear el sistema de cierre. En Sistemas de cierre (Schließanlagen), registre el sistema con su denominación y adjunte como documento la tarjeta de seguridad o el plan de cierre.
- Registrar las llaves. En Llaves (Schlüssel), indique para cada llave la denominación, el número de llave, el sistema de cierre, el tipo (llave individual, de grupo, maestra, maestra general o transpondedor/tarjeta) y el número de ejemplares.
- Registrar la entrega. En la llave, registre una entrega a una persona. Las existencias disponibles se reducen automáticamente.
- Registrar la devolución. Al devolverla, cierre la entrega: se guarda la fecha y las existencias vuelven a cuadrar.
- Conciliar con regularidad. Una vez por trimestre, concilie las llaves entregadas con las personas, en especial en bajas de personal y cambios de inquilino.
¿Gestión electrónica de llaves, armario de llaves o software?
Por «gestión electrónica de llaves» se entienden dos cosas distintas: los armarios de llaves con acceso electrónico, que registran físicamente quién retira una llave, y el software que administra existencias, entregas y devoluciones. Un armario de llaves compensa cuando hay muchas retiradas diarias en un mismo lugar, por ejemplo en una flota de vehículos. Para administrar sistemas de cierre en varios edificios, con inquilinos y proveedores, necesita un software; Maintably es una solución de software, no un armario de llaves.
La gestión de llaves como parte del facility management
Las llaves pertenecen a edificios, espacios y personas, igual que los mantenimientos, los tickets y los documentos. Por eso, la gestión de llaves de Maintably no es un programa aparte, sino parte del facility management: los mismos usuarios, los mismos edificios, la misma interfaz.