Qué debe ofrecer un software de mantenimiento de edificios
Quienes se ocupan del mantenimiento de edificios trabajan en movimiento, con presión de tiempo y para muchos clientes a la vez. Por eso, un software para conserjes y técnicos de mantenimiento debe ser sobre todo una cosa: más rápido que el papelito. Estas funciones marcan la diferencia:
- Aviso de daños por código QR: inquilinos, usuarios o empleados escanean un código en la escalera o en el equipo y notifican el daño directamente, sin app y sin iniciar sesión. El lugar y el equipo quedan asignados automáticamente.
- Lista de encargos en el smartphone: todos los tickets abiertos por urgencia, con foto, lugar y contacto sobre el terreno.
- Registro de tiempos en el encargo: iniciar, pausar, parar, con una breve nota sobre lo realizado. El tiempo pasa directamente a la documentación.
- Tareas recurrentes: mantenimientos, rondas de control, planes de limpieza y lecturas de contadores aparecen automáticamente cuando vencen.
- Gestión de llaves: ¿qué llave tiene cada persona? Entrega y devolución con fecha.
- Justificantes para la administración: cada tarea completada queda documentada con tiempo, persona y nota, ideal para la facturación y las consultas posteriores.
Ventajas para servicios de conserjería y administraciones
| Para el conserje | Para la administración y los propietarios |
|---|---|
| Todos los encargos en un solo lugar, en vez de listas de llamadas y papelitos | Ver en todo momento qué está abierto, en curso y terminado |
| Lugar, equipo y foto acompañan cada aviso | Menos consultas y avisos duplicados |
| Los tiempos se registran sobre la marcha | Facturación trazable por inmueble |
| Los mantenimientos pendientes se recuerdan solos | Obligaciones del titular cumplidas de forma demostrable |
Guía: configurar la app para conserjes en una hora
- Dar de alta los inmuebles. En Maintably, registre en Edificios (Gebäude) los inmuebles que atiende y los espacios solo donde se esperen avisos (escalera, sótano, lavandería, aparcamiento).
- Registrar los equipos importantes. Calefacción, ascensor, puertas, bombas, ventilación: en Equipos (Geräte), con foto de la placa de características.
- Imprimir los códigos QR. En Códigos QR (QR-Codes) genere etiquetas para espacios y equipos, imprímalas y colóquelas bien a la vista. Un cartel en la entrada con «¿Algún daño? ¡Escanee el código!» ayuda.
- Crear las tareas recurrentes. Mantenimientos en Planes de mantenimiento (Wartungspläne), turnos de limpieza en Planes de limpieza (Reinigungspläne), contadores para la lectura en Contadores (Zähler).
- Invitar al personal de mantenimiento. Cree usuarios con el rol de técnico de instalaciones (Haustechniker). La app web se puede colocar en la pantalla de inicio del smartphone como una app normal mediante «Instalar como app» (Als App installieren).
- Fijar la forma de trabajar. Cada encargo se resuelve en el ticket: iniciar el tiempo, pausar si hace falta, al parar anotar lo realizado y establecer el estado.
App para conserjes gratis: ¿es posible?
Para conserjes individuales existen apps de tareas sencillas que no cuestan nada. Pero en cuanto intervienen varios inmuebles, administraciones o empleados, hacen falta roles, justificantes y planificación del mantenimiento. Maintably puede probarlo gratis y con sus inmuebles reales antes de decidirse.
A qué debe prestar atención al elegir
- ¿Funciona el aviso por código QR sin instalar una app y sin iniciar sesión para quien lo notifica?
- ¿Puede el conserje hacerlo todo desde el smartphone, incluso adjuntar fotos y registrar tiempos?
- ¿Se pueden separar con claridad varios clientes o inquilinos del sistema?
- ¿Hay planes de mantenimiento y de limpieza, o solo tickets?
- ¿Están los datos almacenados en Europa y es posible un contrato de encargado del tratamiento?