Por qué la gestión de repasos fracasa con Excel y fotos en el móvil
En la obra surgen defectos a cada minuto: una grieta en el enlucido, una junta que falta, un enchufe mal colocado. Si se van recopilando en papeles, álbumes de fotos y tablas, siempre ocurre lo mismo: las fotos ya no se pueden asignar a un lugar, los subcontratistas se enteran tarde de sus defectos, los plazos vencen y en la recepción falta la visión de conjunto.
Qué debe poder hacer un software de gestión de repasos
- Registrar sobre el terreno, con título, ubicación en la obra, categoría o gremio, prioridad y foto.
- Asignar al gremio o subcontratista responsable.
- Fijar y controlar plazos.
- Seguir el estado, desde abierto hasta recibido.
- Acreditar quién detectó, subsanó y recibió el defecto, con fecha.
- Filtrar por obra, estado, prioridad y categoría.
Un modelo de estados probado
| Estado | Significado |
|---|---|
| Abierto | Defecto detectado, todavía sin tramitar. |
| En curso | El gremio está trabajando en la subsanación. |
| Subsanado | El gremio comunica el defecto como corregido. |
| Recibido | La dirección de obra ha comprobado y confirmado la subsanación. |
| Controvertido | Se discute la responsabilidad o el defecto: hay que aclararlo, no olvidarlo. |
| Aplazado | Pospuesto de forma deliberada, p. ej. hasta después de trabajos posteriores. |
Es importante separar Subsanado de Recibido: solo la comprobación de la dirección de obra cierra realmente un defecto.
Guía: configurar la gestión de repasos con Maintably
- Dar de alta la obra. En Obras (Baustellen), registre número de proyecto, denominación, tipo de obra, dirección de obra y dirección postal.
- Registrar el defecto. En Repasos (Mängel) pulse «Nuevo» (Neu), elija la obra, asigne título y categoría (p. ej. enlucido, alicatado, electricidad), establezca la prioridad y describa la ubicación con la mayor precisión posible: «Planta baja, sala 0.08, jamba sur de la ventana».
- Asignar y fijar plazo. Indique el gremio o subcontratista responsable y establezca una fecha límite.
- Adjuntar la foto. Haga la foto directamente con el smartphone: así queda inseparablemente unida al defecto.
- Mantener el estado. Cuando el gremio comunique la subsanación, ponga el estado en «Subsanado» e indique la fecha. Tras la comprobación, póngalo en «Recibido».
- Filtrar antes de la recepción. Filtre por obra y por los estados «Abierto», «En curso» y «Controvertido»: esa es su lista de defectos pendientes.
De la obra a la explotación
Tras la finalización, la obra se convierte en un edificio que hay que explotar y mantener. En Maintably, una obra puede asignarse a un edificio en el momento de la entrega. Los defectos en el periodo de garantía, las instalaciones, los planes de mantenimiento y los documentos permanecen así en un único sistema, desde la planificación hasta la explotación.
¿Para quién resulta adecuada la gestión digital de repasos?
Para contratistas generales y promotores, direcciones de obra, estudios de arquitectura e ingeniería, empresas de oficios con obras propias, y propietarios y administradores que deben hacer seguimiento de los defectos en garantía en edificios existentes.