¿Qué es un software GMAO?
Un software GMAO (gestión del mantenimiento asistida por ordenador) gestiona todas las instalaciones de una empresa y todo lo que hay que hacer en ellas: inspección, mantenimiento, reparación y mejora, los cuatro pilares del mantenimiento según la norma europea EN 13306. En el ámbito anglosajón, esta categoría de software se llama CMMS (Computerized Maintenance Management System).
El núcleo es siempre el mismo: un inventario de instalaciones, planes de mantenimiento recurrentes, órdenes de trabajo (tickets) y un historial que muestra qué se hizo, cuándo y en qué instalación.
Correctivo, preventivo, basado en la condición: tres estrategias
| Estrategia | Principio | Uso típico |
|---|---|---|
| Correctivo | Se repara cuando algo se estropea. | Equipos no críticos con poco perjuicio en caso de fallo. |
| Preventivo | Mantenimiento a intervalos fijos, p. ej. anual. | Calefacción, ventilación, protección contra incendios, ascensores, inspecciones obligatorias. |
| Basado en la condición | Mantenimiento cuando una medición alcanza un umbral, p. ej. horas de funcionamiento. | Máquinas, bombas, compresores, vehículos. |
Un buen software GMAO admite las tres: tickets para las intervenciones correctivas, planes por intervalos para el mantenimiento preventivo y lecturas de contador como disparador del mantenimiento basado en la condición.
Las funciones más importantes de un vistazo
- Inventario de instalaciones y equipos con ubicación, fabricante, número de serie, documentos y fotos.
- Planes de mantenimiento por intervalo (días, semanas, meses, trimestres, años) o por lectura de contador, con aviso anticipado y escalado.
- Órdenes de trabajo y avisos de avería con prioridad, estado, responsable y comentarios.
- Registro de tiempos por orden: inicio, pausa y parada, con nota obligatoria sobre lo realizado.
- Códigos QR en las instalaciones: escanear, ver el historial, notificar una avería.
- Material y almacén, para que los repuestos no se pidan cuando la instalación ya está parada.
- Informes y justificantes para la responsabilidad del titular, el seguro y las auditorías.
- Uso móvil en smartphone y tableta, directamente junto a la instalación.
Cómo saber que Excel ya no basta
- Las fechas de mantenimiento se olvidan o se detectan cuando ya han vencido.
- Solo una persona sabe dónde está la lista actualizada.
- Las averías llegan por teléfono, correo y de viva voz, y se pierden por el camino.
- Ante un siniestro no se puede demostrar cuándo se hizo el último mantenimiento.
- Las horas de trabajo para la facturación o los centros de coste hay que estimarlas a posteriori.
Si se cumple más de uno de estos puntos, no tener el software ya cuesta más que una licencia.
Guía: poner en marcha el mantenimiento preventivo en digital en 30 días
- Semana 1 – Registrar las instalaciones. Empiece por las instalaciones cuya parada sale más cara. En Maintably se dan de alta en Equipos (Geräte) y se asignan a un edificio y a un espacio. Una foto de la placa de características ahorra muchas consultas después.
- Semana 1 – Crear los planes de mantenimiento. En Planes de mantenimiento (Wartungspläne), indique para cada instalación el intervalo o el umbral del contador, el responsable, el aviso anticipado y el esfuerzo estimado. Marque las inspecciones legales como «obligatorio por ley».
- Semana 2 – Colocar los códigos QR. Imprima las etiquetas en Códigos QR (QR-Codes). Desde ese momento cualquiera notifica una avería directamente en el equipo, sin iniciar sesión y con la asignación correcta.
- Semana 2 – Fijar los tickets como único canal de avisos. Acuerden en el equipo: lo que no existe como ticket no se tramita. Suena estricto, pero acaba con el caos de los avisos de viva voz.
- Semana 3 – Registrar el tiempo en la orden. Los técnicos inician el tiempo en el ticket, lo pausan en las interrupciones y, al parar, anotan lo que han hecho. Una vez terminado el trabajo, el ticket se marca como «Cerrado».
- Semana 4 – Evaluar. Revise el Calendario de mantenimiento (Wartungskalender) y los Informes (Berichte): ¿cuántos mantenimientos están vencidos? ¿Qué instalaciones generan más tickets? De ahí se deduce dónde ajustar intervalos o planificar una sustitución.
¿Cuánto cuesta un software GMAO?
Los precios van desde herramientas gratuitas de puesto único hasta sistemas empresariales con proyecto de implantación. Para pequeñas y medianas empresas, las soluciones en la nube con facturación mensual suelen ser las más rentables: sin servidores, sin actualizaciones, sin permanencia mínima. Compare con lo que cuesta una sola parada evitable de una instalación o una inspección obligatoria omitida.
Más importante que el precio mensual es que el equipo use realmente el software. Por eso, pruébelo con instalaciones y usuarios reales antes de decidirse.
Cómo comparar software GMAO: cinco preguntas de prueba
- ¿Puede un técnico notificar y cerrar una avería desde el smartphone sin formación?
- ¿Se generan las órdenes de mantenimiento automáticamente y se escalan si nadie reacciona?
- ¿Se puede disparar un mantenimiento también por lectura de contador?
- ¿Se consulta el historial completo de cada instalación en pocos clics?
- ¿Puede empezar sin contrato y dejarlo cuando quiera?