Che cos'è un software CMMS?
Un software CMMS (Computerized Maintenance Management System, in italiano spesso «gestionale manutenzione») gestisce tutti gli impianti di un'azienda e tutto ciò che va fatto su di essi: ispezione, manutenzione, riparazione e miglioramento, i quattro pilastri della manutenzione.
Il nucleo è sempre lo stesso: un'anagrafica degli impianti, piani di manutenzione ricorrenti, ordini di lavoro (ticket) e uno storico che mostra che cosa è successo, quando e su quale impianto.
Reattiva, preventiva, su condizione: tre strategie
| Strategia | Principio | Impiego tipico |
|---|---|---|
| Reattiva | Si ripara quando qualcosa si guasta. | Apparecchiature non critiche con danni limitati in caso di fermo. |
| Preventiva | Manutenzione a intervalli fissi, ad es. ogni anno. | Riscaldamento, ventilazione, antincendio, ascensori, verifiche obbligatorie. |
| Su condizione | Manutenzione quando un valore misurato raggiunge una soglia, ad es. le ore di funzionamento. | Macchine, pompe, compressori, veicoli. |
Un buon software per la manutenzione supporta tutte e tre: ticket per gli interventi reattivi, piani a intervalli per la manutenzione preventiva e letture dei contatori come attivazione della manutenzione su condizione.
Le funzioni principali in sintesi
- Anagrafica di impianti e apparecchiature con ubicazione, costruttore, numero di serie, documenti e foto.
- Piani di manutenzione a intervalli (giorni, settimane, mesi, trimestri, anni) o in base alla lettura del contatore, con preavviso e passaggio al livello superiore.
- Ordini di lavoro e segnalazioni di guasto con priorità, stato, responsabile e commenti.
- Rilevazione dei tempi per ogni intervento: avvio, pausa, stop con nota obbligatoria su ciò che è stato fatto.
- Codici QR sugli impianti: scansionare, vedere lo storico, segnalare un guasto.
- Materiali e magazzino, per non ordinare i ricambi solo quando l'impianto è già fermo.
- Report e documentazione per la responsabilità del gestore, l'assicurazione e gli audit.
- Uso mobile su smartphone e tablet, direttamente accanto all'impianto.
Come capire che Excel non basta più
- Le scadenze di manutenzione vengono dimenticate o ci si accorge solo a termine scaduto.
- Solo una persona sa dove si trova l'elenco aggiornato.
- I guasti arrivano per telefono, e-mail e a voce, e si perdono per strada.
- In caso di danno non si riesce a dimostrare quando è stata fatta l'ultima manutenzione.
- Le ore di lavoro per la fatturazione o i centri di costo vanno stimate a posteriori.
Se più di un punto è vero, l'assenza di un software costa già più di una licenza.
Guida: impostare la manutenzione preventiva in 30 giorni
- Settimana 1 – censire gli impianti. Iniziate dagli impianti il cui fermo costa di più. In Maintably li create in Apparecchiature (Geräte) e li associate a un edificio e a un locale. Una foto della targhetta fa risparmiare in seguito molte richieste di chiarimento.
- Settimana 1 – creare i piani di manutenzione. In Piani di manutenzione (Wartungspläne) indicate per ogni impianto l'intervallo o la soglia del contatore, il responsabile, il preavviso e l'impegno stimato. Contrassegnate le verifiche di legge come «obbligatorio per legge».
- Settimana 2 – applicare i codici QR. Stampate le etichette in Codici QR (QR-Codes). Da ora chiunque segnala un guasto direttamente sull'apparecchiatura, senza accesso e con l'assegnazione corretta.
- Settimana 2 – stabilire i ticket come unico canale di segnalazione. Concordate nel team: ciò che non esiste come ticket non viene lavorato. Sembra severo, ma mette fine al caos delle richieste a voce.
- Settimana 3 – registrare il tempo sull'ordine. I tecnici avviano il tempo nel ticket, lo mettono in pausa in caso di interruzioni e allo stop annotano che cosa hanno fatto. Terminato il lavoro, il ticket viene impostato su «Chiuso».
- Settimana 4 – valutare. Controllate nel Calendario manutenzioni (Wartungskalender) e nei Report (Berichte): quante manutenzioni sono scadute? Quali impianti generano più ticket? Ne risulta dove adattare gli intervalli o pianificare una sostituzione.
Quanto costa un software per la manutenzione?
I prezzi vanno dagli strumenti gratuiti per un singolo posto fino ai sistemi enterprise con progetto di introduzione. Per le piccole e medie imprese le soluzioni cloud con pagamento mensile sono di solito le più convenienti: nessun server, nessun aggiornamento, nessuna durata minima. Confrontate il prezzo con quanto costa un singolo fermo evitabile di un impianto o una verifica obbligatoria saltata.
Più importante del prezzo mensile è se il team usa davvero il software. Per questo provatelo con impianti e utenti reali prima di decidere.
Confrontare i software di manutenzione: cinque domande di prova
- Un tecnico riesce, senza formazione, a segnalare e chiudere un guasto dallo smartphone?
- Gli ordini di manutenzione nascono in automatico e passano al livello superiore se nessuno reagisce?
- Una manutenzione si può attivare anche tramite una lettura del contatore?
- Per ogni impianto lo storico completo è consultabile con pochi clic?
- Si può partire senza contratto e smettere in qualsiasi momento?