Modello gratuito: piano di manutenzione per edifici, impianti tecnici e macchine, con calcolo automatico della prossima scadenza e semaforo per le manutenzioni scadute.
Che cosa deve contenere un piano di manutenzione?
Un piano di manutenzione è un elenco di tutti gli impianti soggetti a manutenzione, con le attività e gli intervalli necessari per ciascuno. Devono esserci almeno queste informazioni:
- Impianto con denominazione univoca (ad es. «Impianto di ventilazione capannone 2»)
- Ubicazione: edificio, piano, locale
- Costruttore, modello e numero di serie
- Attività di manutenzione: che cosa va fatto esattamente
- Intervallo: in giorni, mesi o anni, oppure in base alle ore di funzionamento
- Ultima e prossima manutenzione
- Responsabilità: persona interna o ditta specializzata
- Base normativa: la verifica è obbligatoria per legge?
- Documentazione: dove si trova il verbale?
Guida: creare un piano di manutenzione in 7 passi
- Censire gli impianti. Percorrete l'edificio locale per locale e annotate ogni impianto tecnico: riscaldamento, ventilazione, climatizzazione, ascensori, cancelli, impianti antincendio, quadri elettrici, pompe, macchine. Fotografate ogni targhetta.
- Chiarire gli obblighi. Verificate per ogni impianto se esiste un obbligo di verifica di legge (ad es. in base alle disposizioni nazionali su sicurezza sul lavoro, attrezzature, edilizia o prevenzione incendi) e contrassegnate queste righe.
- Recepire le indicazioni del costruttore. Intervalli e attività sono riportati nelle istruzioni d'uso. Se mancano, chiedete al costruttore o alla ditta specializzata.
- Stabilire gli intervalli. Adottate il più breve tra l'intervallo di legge e quello del costruttore. Per gli impianti molto sollecitati può essere più sensata una lettura del contatore (ore di funzionamento) che un intervallo di calendario.
- Distribuire le responsabilità. Ogni riga ha esattamente una persona responsabile, anche se il lavoro lo esegue una ditta specializzata. «Tutti» nella pratica significa «nessuno».
- Inserire l'ultima manutenzione. Ricavatela da fatture e verbali. Il modello ne calcola automaticamente la prossima scadenza.
- Controllare regolarmente. Fissate un appuntamento ricorrente (ad es. ogni lunedì) in cui l'elenco viene controllato per individuare manutenzioni scadute o in scadenza.
Come usare il modello Excel
Il modello contiene già righe di esempio per i più comuni impianti tecnici degli edifici. Inserite i vostri impianti: la colonna Prossima manutenzione si calcola da Ultima manutenzione e Intervallo (mesi). La colonna Stato mostra «scaduta», «scade entro 30 giorni» oppure «ok». Con il filtro nella riga di intestazione vedete a colpo d'occhio che cosa è in programma.
Esempio: piano di manutenzione per un edificio per uffici
| Impianto | Attività | Intervallo | Obbligo |
|---|---|---|---|
| Caldaia a condensazione a gas | Manutenzione e analisi dei fumi | 12 mesi | sì |
| Impianto di ventilazione | Sostituzione dei filtri, controllo visivo | 6 mesi | no |
| Estintori | Verifica da parte di personale competente | 24 mesi | sì |
| Porte tagliafuoco | Prova di funzionamento | 12 mesi | sì |
| Rilevatori di fumo | Prova di funzionamento | 12 mesi | sì |
| Portone avvolgibile del garage interrato | Manutenzione e verifica di sicurezza | 12 mesi | sì |
| Impianto di sollevamento | Manutenzione | 6 mesi | no |
Gli intervalli sono esempi. Fanno fede le indicazioni del costruttore, le disposizioni di legge e la vostra valutazione dei rischi.
Piano di manutenzione per le macchine
Per le macchine un ritmo puramente di calendario è spesso impreciso: un impianto che lavora su tre turni si usura più in fretta di uno che funziona solo saltuariamente. Qui conviene la manutenzione in base a ore di funzionamento o numero di pezzi. Nel modello Excel, al posto dei mesi inserite la lettura del contatore; in un software come Maintably la manutenzione diventa in scadenza automaticamente non appena il contatore raggiunge la soglia.
Dal piano di manutenzione in Excel al software
Il modello basta finché una sola persona segue un numero contenuto di impianti. Quando le persone coinvolte aumentano, si aggiungono foto e verbali o le scadenze diventano rilevanti sul piano della responsabilità, un pianificatore digitale delle manutenzioni è più sicuro: manda da sé i promemoria, passa al livello superiore in caso di ritardo e conserva automaticamente la documentazione. Il vostro elenco Excel è il punto di partenza ideale, perché le colonne del modello corrispondono ai campi di Maintably.