Gratis sjabloon: onderhoudsplan voor gebouwen, technische installaties en machines – met automatische berekening van de volgende onderhoudsdatum en een stoplicht voor achterstallig onderhoud.
Wat hoort er in een onderhoudsplan?
Een onderhoudsplan is een lijst van alle installaties waaraan onderhoud moet worden gepleegd, met de benodigde werkzaamheden en intervallen. Deze gegevens horen er minimaal in thuis:
- Installatie met een eenduidige benaming (bijvoorbeeld “ventilatiesysteem hal 2”)
- Locatie – gebouw, verdieping, ruimte
- Fabrikant, type en serienummer
- Onderhoudswerkzaamheden – wat er precies moet gebeuren
- Interval – in dagen, maanden of jaren, of op basis van bedrijfsuren
- Laatste en volgende onderhoudsbeurt
- Verantwoordelijke – interne persoon of gespecialiseerd bedrijf
- Wettelijke grondslag – is de keuring wettelijk verplicht?
- Bewijs – waar ligt het rapport?
Handleiding: onderhoudsplan maken in 7 stappen
- Installaties registreren. Loop het gebouw ruimte voor ruimte door en noteer elke technische installatie: verwarming, ventilatie, airconditioning, liften, poorten, brandbeveiliging, elektrakasten, pompen, machines. Fotografeer elk typeplaatje.
- Verplichtingen uitzoeken. Controleer per installatie of er een wettelijke keuringsplicht bestaat (bijvoorbeeld volgens de nationale voorschriften voor arbeidsmiddelen, arbeidsveiligheid, bouwregelgeving of brandveiligheid) en markeer die regels.
- Voorschriften van de fabrikant overnemen. Intervallen en werkzaamheden staan in de gebruiksaanwijzing. Ontbreekt die, vraag er dan naar bij de fabrikant of het gespecialiseerde bedrijf.
- Intervallen vaststellen. Neem het kortste van het wettelijke interval en het interval van de fabrikant over. Voor zwaar belaste installaties kan een tellerstand (bedrijfsuren) zinvoller zijn dan een kalenderinterval.
- Verantwoordelijkheden verdelen. Elke regel krijgt precies één verantwoordelijke persoon – ook wanneer een gespecialiseerd bedrijf het werk uitvoert. “Iedereen” betekent in de praktijk “niemand”.
- Laatste onderhoudsbeurt invullen. Haal die uit facturen en rapporten. Het sjabloon berekent daaruit automatisch de volgende onderhoudsdatum.
- Regelmatig controleren. Stel een vast moment in (bijvoorbeeld elke maandag) waarop de lijst wordt nagelopen op achterstallig onderhoud en onderhoud dat binnenkort aan de beurt is.
Zo gebruikt u het Excel-sjabloon
Het sjabloon bevat al voorbeeldregels voor typische gebouwtechniek. Vul uw installaties in; de kolom Volgend onderhoud wordt berekend uit Laatste onderhoud en Interval (maanden). De kolom Status toont “achterstallig”, “binnen 30 dagen” of “ok”. Met het filter in de kopregel ziet u in één oogopslag wat er als eerstvolgende op de planning staat.
Voorbeeld: onderhoudsplan voor een kantoorgebouw
| Installatie | Werkzaamheden | Interval | Verplicht |
|---|---|---|---|
| Gascondensatieketel | Onderhoud en rookgasmeting | 12 maanden | ja |
| Ventilatiesysteem | Filtervervanging, visuele controle | 6 maanden | nee |
| Brandblussers | Keuring door deskundige | 24 maanden | ja |
| Brandwerende deuren | Werkingscontrole | 12 maanden | ja |
| Rookmelders | Werkingscontrole | 12 maanden | ja |
| Rolpoort parkeergarage | Onderhoud en veiligheidscontrole | 12 maanden | ja |
| Afvalwaterpomp | Onderhoud | 6 maanden | nee |
De intervallen zijn voorbeelden. Bepalend zijn de gegevens van de fabrikant, de voorschriften en uw eigen risicobeoordeling.
Onderhoudsplan voor machines
Bij machines is een puur kalenderritme vaak onnauwkeurig: een installatie in drieploegendienst slijt sneller dan een die slechts af en toe draait. Hier loont onderhoud op basis van bedrijfsuren of aantallen stuks. In het Excel-sjabloon vult u daarvoor in plaats van maanden de tellerstand in; in software zoals Maintably komt het onderhoud automatisch aan de beurt zodra de teller de drempelwaarde bereikt.
Van Excel-onderhoudsplan naar software
Het sjabloon volstaat zolang één persoon een overzichtelijk aantal installaties beheert. Zodra meerdere mensen betrokken zijn, er foto's en rapporten bijkomen of termijnen gevolgen krijgen voor de aansprakelijkheid, is een digitale onderhoudsplanner veiliger: die herinnert zelf, schaalt op bij achterstand en slaat het bewijs automatisch op. Uw Excel-lijst is daarbij het ideale vertrekpunt, want de kolommen van het sjabloon komen overeen met de velden in Maintably.