Waarom sleutelbeheer zo belangrijk is
Sleutels zijn toegangsrechten om vast te pakken. Wie niet weet wie welke sleutel heeft, kan noch de veiligheid waarborgen noch snel reageren bij verlies. Daar komen verzekeringskwesties bij: gaat een hoofd- of generaalsleutel verloren, dan moeten vaak hele cilindergroepen worden vervangen. Een overzichtelijk, aantoonbaar sleutelbeheer maakt daarom deel uit van de verantwoordelijkheid als exploitant.
Wat digitaal sleutelbeheer moet kunnen
- Sluitsystemen en sleuteltypen weergeven: enkele, groeps-, hoofd- en generaalhoofdsleutels, plus transponders en kaarten.
- Voorraad per sleutel: hoeveel exemplaren zijn er in totaal, hoeveel zijn er uitgegeven?
- Uitgifte en inname met persoon en datum – als navolgbare historie.
- Documenten zoals beveiligingskaart, sluitplan of ontvangstbewijzen bij de sleutel opslaan.
- Snel zoeken op sleutelnummer of benaming.
Sleutelbeheer in Excel: de typische problemen
| Probleem | Gevolg |
|---|---|
| Inname wordt niet ingevuld | De voorraad klopt niet, verloren sleutels vallen laat op. |
| Meerdere versies van het bestand | Niemand weet welke lijst geldt. |
| Geen historie | Wie had de sleutel drie maanden geleden? |
| Bewijsstukken liggen apart | Ontvangstbewijzen en beveiligingskaart zijn in een noodgeval niet te vinden. |
Handleiding: sleutelbeheer inrichten in Maintably
- Sluitsysteem aanmaken. Voer onder Sluitsystemen (Schließanlagen) het systeem in met een naam en voeg de beveiligingskaart of het sluitplan als document toe.
- Sleutels registreren. Vul onder Sleutels (Schlüssel) per sleutel de naam, het sleutelnummer, het sluitsysteem, het type (enkele, groeps-, hoofd-, generaalhoofdsleutel of transponder/kaart) en het aantal exemplaren in.
- Uitgifte boeken. Leg bij de sleutel een uitgifte aan een persoon vast. De beschikbare voorraad neemt automatisch af.
- Inname boeken. Sluit bij inname de uitgifte af – de datum wordt vastgelegd, de voorraad klopt weer.
- Regelmatig afstemmen. Vergelijk eens per kwartaal de uitgegeven sleutels met de personen, vooral bij uitdiensttreding en huurderswissels.
Elektronisch sleutelbeheer, sleutelkast of software?
Onder “elektronisch sleutelbeheer” worden twee verschillende dingen verstaan: sleutelkasten met elektronische toegang, die fysiek vastleggen wie een sleutel eruit haalt, en software, die voorraad, uitgiftes en innames beheert. Een sleutelkast loont bij veel dagelijkse uitgiftes op één plek, bijvoorbeeld in een wagenpark. Voor het beheer van sluitsystemen over meerdere gebouwen, huurders en dienstverleners heen hebt u software nodig – Maintably is zo'n softwareoplossing, geen sleutelkast.
Sleutelbeheer als onderdeel van facility management
Sleutels horen bij gebouwen, ruimtes en personen – net als onderhoud, tickets en documenten. Daarom is sleutelbeheer in Maintably geen apart programma, maar onderdeel van facility management: dezelfde gebruikers, dezelfde gebouwen, dezelfde omgeving.