Pourquoi la gestion des clés est si importante
Les clés sont des droits d’accès que l’on peut toucher. Celui qui ne sait pas qui détient quelle clé ne peut ni garantir la sécurité ni réagir vite en cas de perte. S’y ajoutent les questions d’assurance : si une clé maîtresse ou un passe général est perdu, il faut souvent remplacer des groupes entiers de cylindres. Une gestion des clés propre et démontrable fait donc partie de la responsabilité de l’exploitant.
Ce qu’une gestion numérique des clés devrait offrir
- Représenter les organigrammes et les types de clés : clés individuelles, de groupe, passes partiels et passes généraux, ainsi que transpondeurs et cartes.
- Stock par clé : combien d’exemplaires existent au total, combien sont remis ?
- Remise et restitution avec la personne et la date – sous forme d’historique traçable.
- Documents comme la carte de sécurité, le plan de fermeture ou les reçus, à rattacher à la clé.
- Recherche rapide par numéro de clé ou par désignation.
Gestion des clés sous Excel : les problèmes typiques
| Problème | Conséquence |
|---|---|
| Les restitutions ne sont pas saisies | Le stock n’est pas juste, les clés perdues sont repérées tardivement. |
| Plusieurs versions du fichier | Personne ne sait quelle liste fait foi. |
| Pas d’historique | Qui avait la clé il y a trois mois ? |
| Justificatifs rangés séparément | Reçus et carte de sécurité introuvables en cas de besoin. |
Mode d’emploi : mettre en place la gestion des clés dans Maintably
- Créer l’organigramme. Sous Organigrammes de clés (Schließanlagen), saisissez l’organigramme avec sa désignation et joignez la carte de sécurité ou le plan de fermeture sous forme de document.
- Saisir les clés. Sous Clés (Schlüssel), indiquez pour chaque clé la désignation, le numéro de clé, l’organigramme, le type (clé individuelle, de groupe, passe partiel, passe général ou transpondeur/carte) et le nombre d’exemplaires.
- Enregistrer une remise. Sur la clé, saisissez une remise à une personne. Le stock disponible diminue automatiquement.
- Enregistrer une restitution. Lors de la restitution, clôturez la remise – la date est consignée, le stock est de nouveau juste.
- Rapprocher régulièrement. Une fois par trimestre, rapprochez les clés remises des personnes concernées, en particulier lors des départs et des changements de locataires.
Gestion électronique des clés, armoire à clés ou logiciel ?
Sous « gestion électronique des clés », on comprend deux choses différentes : les armoires à clés à accès électronique, qui enregistrent physiquement qui retire une clé, et le logiciel, qui gère le stock, les remises et les restitutions. Une armoire à clés est pertinente lorsqu’il y a beaucoup de retraits quotidiens au même endroit, par exemple pour un parc de véhicules. Pour la gestion d’organigrammes sur plusieurs bâtiments, locataires et prestataires, il vous faut un logiciel – Maintably est une solution logicielle de ce type, pas une armoire à clés.
La gestion des clés, un élément du facility management
Les clés appartiennent aux bâtiments, aux locaux et aux personnes – tout comme les maintenances, les tickets et les documents. C’est pourquoi, dans Maintably, la gestion des clés n’est pas un programme distinct, mais fait partie du facility management : les mêmes utilisateurs, les mêmes bâtiments, la même interface.