Ce que doit offrir un logiciel de maintenance bâtiment
Les agents de maintenance travaillent en mobilité, sous la pression du temps et pour de nombreux donneurs d’ordre à la fois. Un logiciel pour ce métier doit donc avant tout être plus rapide que le papier. Voici les fonctions qui font la différence :
- Signalement de dommages par code QR : locataires, utilisateurs ou collaborateurs scannent un code dans la cage d’escalier ou sur l’équipement et signalent le dommage directement – sans application, sans connexion. Le lieu et l’équipement sont rattachés automatiquement.
- Liste d’interventions sur smartphone : tous les tickets ouverts classés par urgence, avec photo, lieu et contact sur place.
- Suivi du temps sur l’intervention : démarrer, mettre en pause, arrêter – avec une courte note sur ce qui a été fait. Le temps est directement intégré à la documentation.
- Tâches récurrentes : maintenances, rondes de contrôle, plans de nettoyage et relevés de compteurs apparaissent automatiquement lorsqu’ils sont échus.
- Gestion des clés : quelle clé est chez qui ? Remise et restitution avec date.
- Preuves pour la gestion : chaque tâche réalisée est documentée avec le temps, la personne et une note – idéal pour la facturation et les demandes d’explication.
Avantages pour les services d’entretien et les gestionnaires
| Pour l’agent de maintenance | Pour la gestion et les propriétaires |
|---|---|
| Toutes les interventions au même endroit plutôt que dans des listes d’appels et des papiers | Voir à tout moment ce qui est ouvert, en cours et terminé |
| Le lieu, l’équipement et la photo accompagnent chaque signalement | Moins de questions en retour et de signalements en double |
| Les temps sont saisis au fil de l’eau | Facturation traçable par site |
| Les maintenances échues se rappellent d’elles-mêmes | Obligations de l’exploitant remplies de façon démontrable |
Mode d’emploi : installer une application de maintenance bâtiment en une heure
- Créer les sites. Dans Maintably, saisissez sous Bâtiments (Gebäude) les immeubles dont vous avez la charge ; ne créez des locaux que là où l’on attend des signalements (cage d’escalier, cave, buanderie, parking souterrain).
- Recenser les équipements importants. Chauffage, ascenseur, portails, pompes, ventilation – sous Équipements (Geräte), avec une photo de la plaque signalétique.
- Imprimer les codes QR. Sous Codes QR (QR-Codes), générez des étiquettes pour les locaux et les équipements, imprimez-les et posez-les bien en vue. Une affiche à l’entrée « Un dommage ? Scannez le code ! » est utile.
- Créer les tâches récurrentes. Les maintenances sous Plans de maintenance (Wartungspläne), le rythme de nettoyage sous Plans de nettoyage (Reinigungspläne), les compteurs à relever sous Compteurs (Zähler).
- Inviter les agents de maintenance. Créez des utilisateurs avec le rôle de technicien du bâtiment. L’application web se place sur l’écran d’accueil du smartphone via « Installer comme application », comme une application ordinaire.
- Définir la méthode de travail. Chaque intervention se traite dans le ticket : démarrer le chronomètre, le mettre en pause si besoin, noter à l’arrêt ce qui a été fait et définir le statut.
Une application de maintenance bâtiment gratuite – est-ce possible ?
Pour un agent de maintenance isolé, il existe des applications de tâches simples qui ne coûtent rien. Mais dès que plusieurs sites, sociétés de gestion ou collaborateurs sont concernés, il faut des rôles, des preuves et une planification de la maintenance. Vous pouvez tester Maintably gratuitement et l’essayer avec vos véritables sites avant de vous décider.
Les points à vérifier lors du choix
- Le signalement par code QR fonctionne-t-il sans installation d’application ni connexion pour la personne qui signale ?
- L’agent de maintenance peut-il tout faire sur son smartphone – y compris joindre des photos et saisir des temps ?
- Plusieurs donneurs d’ordre ou mandants peuvent-ils être séparés proprement ?
- Y a-t-il des plans de maintenance et de nettoyage, ou seulement des tickets ?
- Les données sont-elles hébergées en Europe et un contrat de sous-traitance des données est-il possible ?