Pourquoi la gestion des réserves échoue avec Excel et des photos sur le téléphone
Sur un chantier, les défauts apparaissent à la minute : une fissure dans l’enduit, un joint manquant, une prise mal posée. Quand on les collecte sur des papiers, dans des albums photo et des tableaux, il se passe toujours la même chose : les photos ne peuvent plus être rattachées à un lieu, les sous-traitants apprennent trop tard l’existence de leurs réserves, les délais passent, et lors de la réception la vue d’ensemble fait défaut.
Ce que doit savoir faire un logiciel de gestion des réserves
- Saisir sur place – avec titre, localisation dans l’ouvrage, catégorie ou corps d’état, priorité et photo.
- Affecter au corps d’état ou au sous-traitant responsable.
- Fixer et surveiller les délais.
- Suivre le statut – de ouverte à levée.
- Prouver qui a constaté, corrigé et validé la réserve – avec la date.
- Filtrer par chantier, statut, priorité et catégorie.
Un modèle de statuts éprouvé
| Statut | Signification |
|---|---|
| Ouverte | Réserve constatée, pas encore en cours de traitement. |
| En cours de traitement | Le corps d’état travaille à la correction. |
| Corrigée | Le corps d’état signale la réserve comme corrigée. |
| Levée | La maîtrise d’œuvre a vérifié et confirmé la correction. |
| Contestée | La responsabilité ou la réserve est contestée – à clarifier, à ne pas oublier. |
| Reportée | Délibérément repoussée à plus tard, par ex. après des travaux ultérieurs. |
Ce qui compte, c’est la distinction entre Corrigée et Levée : seule la vérification par la maîtrise d’œuvre clôt réellement une réserve.
Mode d’emploi : mettre en place la gestion des réserves avec Maintably
- Créer le chantier. Sous Chantiers (Baustellen), saisissez le numéro de projet, la désignation, le type de construction, la maîtrise d’œuvre et l’adresse.
- Saisir une réserve. Sous Réserves (Mängel), appuyez sur « Nouveau », choisissez le chantier, donnez un titre et une catégorie (par ex. enduit, carrelage, électricité), définissez la priorité et décrivez la localisation aussi précisément que possible : « RDC, pièce 0.08, embrasure de fenêtre côté sud ».
- Affecter et fixer un délai. Renseignez le corps d’état ou le sous-traitant responsable et fixez une date limite.
- Joindre une photo. Prenez la photo directement avec le smartphone – elle est ainsi indissociable de la réserve.
- Tenir le statut à jour. Lorsque le corps d’état signale la correction, passez le statut sur « Corrigée » et saisissez la date. Après vérification, passez-le sur « Levée ».
- Filtrer avant la réception. Filtrez sur le chantier et sur les statuts « Ouverte », « En cours de traitement » et « Contestée » – c’est votre liste des réserves restantes.
Du chantier à l’exploitation
Après l’achèvement, le chantier devient un bâtiment qu’il faut exploiter et entretenir. Dans Maintably, un chantier peut être rattaché à un bâtiment lors de la remise. Les réserves de la période de garantie, les équipements, les plans de maintenance et les documents restent ainsi dans un seul système – de la planification à l’exploitation.
À qui s’adresse la gestion numérique des réserves ?
Aux entreprises générales et aux promoteurs, aux équipes de maîtrise d’œuvre, aux cabinets d’architectes et aux bureaux d’études, aux entreprises artisanales qui ont leurs propres chantiers, ainsi qu’aux propriétaires et gestionnaires qui doivent suivre les désordres couverts par la garantie dans leur parc.