Dlaczego zarządzanie usterkami w Excelu i na zdjęciach w telefonie zawodzi
Na budowie usterki powstają co minutę: rysa w tynku, brakująca fuga, źle osadzone gniazdko. Gdy zbiera się je na kartkach, w albumach ze zdjęciami i w tabelach, zawsze dzieje się to samo: zdjęć nie da się już przypisać do miejsca, podwykonawcy dowiadują się o swoich usterkach za późno, terminy mijają, a przy odbiorze brakuje przeglądu sytuacji.
Co powinna umieć aplikacja do zarządzania usterkami
- Rejestrowanie na miejscu – z tytułem, miejscem w obiekcie, kategorią lub branżą, priorytetem i zdjęciem.
- Przypisywanie do odpowiedzialnej branży lub podwykonawcy.
- Terminy – ustalanie i pilnowanie.
- Śledzenie statusu – od otwartej do odebranej.
- Dokumentowanie, kto usterkę stwierdził, usunął i odebrał – z datą.
- Filtrowanie według budowy, statusu, priorytetu i kategorii.
Sprawdzony model statusów
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Otwarta | Usterka stwierdzona, jeszcze nie w realizacji. |
| W trakcie | Branża pracuje nad usunięciem. |
| Usunięta | Branża zgłasza usterkę jako usuniętą. |
| Odebrana | Kierownik budowy sprawdził i potwierdził usunięcie. |
| Sporna | Odpowiedzialność lub sama usterka jest kwestionowana – wyjaśnić, nie zapomnieć. |
| Odłożona | Świadomie przesunięta na później, np. do czasu prac następczych. |
Ważny jest rozdział między statusem Usunięta a Odebrana: dopiero sprawdzenie przez kierownika budowy naprawdę zamyka usterkę.
Instrukcja: wdrożenie zarządzania usterkami w Maintably
- Dodać budowę. W sekcji Budowy (Baustellen) wprowadzić numer projektu, nazwę, rodzaj budowy, kierownika budowy i adres.
- Zarejestrować usterkę. W sekcji Usterki (Mängel) wybrać „Nowy”, wskazać budowę, nadać tytuł i kategorię (np. tynk, płytki, elektryka), ustawić priorytet i możliwie dokładnie opisać miejsce w obiekcie: „parter, pomieszczenie 0.08, południowe ościeże okna”.
- Przypisać i ustalić termin. Wpisać odpowiedzialną branżę lub podwykonawcę i wyznaczyć termin usunięcia.
- Dołączyć zdjęcie. Zrobić zdjęcie bezpośrednio smartfonem – dzięki temu jest nierozerwalnie powiązane z usterką.
- Prowadzić status. Gdy branża zgłasza usunięcie usterki, ustawić status „Usunięta” i wpisać datę. Po sprawdzeniu zmienić na „Odebrana”.
- Przed odbiorem przefiltrować. Filtr na budowę i statusy „Otwarta”, „W trakcie” i „Sporna” – to jest lista usterek pozostałych do usunięcia.
Z budowy do eksploatacji
Po zakończeniu budowy powstaje budynek, który trzeba użytkować i utrzymywać. W Maintably przy przekazaniu można przypisać budowę do budynku. Usterki w okresie gwarancyjnym, urządzenia, harmonogramy przeglądów i dokumenty pozostają dzięki temu w jednym systemie – od projektu po eksploatację.
Dla kogo nadaje się cyfrowe zarządzanie usterkami?
Dla generalnych wykonawców i deweloperów, kierowników budowy, biur architektonicznych i inżynierskich, firm rzemieślniczych z własnymi budowami oraz dla właścicieli i zarządców, którzy muszą śledzić usterki gwarancyjne w istniejących zasobach.