Bezpłatny szablon: harmonogram przeglądów dla budynków, instalacji technicznych i maszyn – z automatycznym wyliczaniem następnego terminu i sygnalizacją świetlną dla przeterminowanych przeglądów.
Co powinien zawierać harmonogram przeglądów?
Harmonogram przeglądów to lista wszystkich urządzeń podlegających konserwacji wraz z wymaganymi czynnościami i interwałami. Co najmniej te informacje powinny się w nim znaleźć:
- Urządzenie z jednoznaczną nazwą (np. „Wentylacja hali 2”)
- Lokalizacja – budynek, kondygnacja, pomieszczenie
- Producent, typ i numer seryjny
- Czynność serwisowa – co dokładnie należy zrobić
- Interwał – w dniach, miesiącach lub latach albo według godzin pracy
- Ostatni i następny przegląd
- Odpowiedzialność – osoba wewnętrzna lub firma serwisowa
- Podstawa prawna – czy kontrola jest wymagana przepisami?
- Dowód wykonania – gdzie znajduje się protokół?
Instrukcja: tworzenie harmonogramu przeglądów w 7 krokach
- Wprowadzić urządzenia. Przejść budynek pomieszczenie po pomieszczeniu i zanotować każde urządzenie techniczne: ogrzewanie, wentylację, klimatyzację, windy, bramy, instalacje przeciwpożarowe, rozdzielnie elektryczne, pompy, maszyny. Sfotografować każdą tabliczkę znamionową.
- Wyjaśnić obowiązki. Sprawdzić dla każdego urządzenia, czy istnieje obowiązek kontroli wynikający z przepisów obowiązujących w Państwa kraju (np. przepisów o bezpieczeństwie pracy, przepisów budowlanych lub wymogów ochrony przeciwpożarowej), i oznaczyć te wiersze.
- Przejąć wytyczne producenta. Interwały i czynności podane są w instrukcji obsługi. Jeśli jej brakuje, należy zapytać producenta lub firmę serwisową.
- Ustalić interwały. Przyjąć krótszy z interwałów – wynikającego z przepisów i zalecanego przez producenta. Dla mocno eksploatowanych urządzeń stan licznika (godziny pracy) może mieć więcej sensu niż interwał kalendarzowy.
- Rozdzielić odpowiedzialność. Każdy wiersz otrzymuje dokładnie jedną osobę odpowiedzialną – także wtedy, gdy pracę wykonuje firma serwisowa. „Wszyscy” w praktyce oznacza „nikt”.
- Wpisać ostatni przegląd. Ustalić go na podstawie faktur i protokołów. Szablon automatycznie wylicza z tego następny termin.
- Regularnie sprawdzać. Wyznaczyć stały termin (np. w każdy poniedziałek), w którym lista jest sprawdzana pod kątem przeglądów przeterminowanych i zbliżających się.
Jak korzystać z szablonu Excel
Szablon zawiera już przykładowe wiersze dla typowych instalacji budynkowych. Wystarczy wpisać własne urządzenia, a kolumna Następny przegląd sama wylicza się z kolumn Ostatni przegląd i Interwał (miesiące). Kolumna Status pokazuje „po terminie”, „termin za 30 dni” lub „ok”. Dzięki filtrowi w wierszu nagłówka od razu widać, co jest następne w kolejce.
Przykład: harmonogram przeglądów dla budynku biurowego
| Urządzenie | Czynność | Interwał | Obowiązek |
|---|---|---|---|
| Gazowy kocioł kondensacyjny | Przegląd i pomiar spalin | 12 miesięcy | tak |
| Wentylacja | Wymiana filtrów, kontrola wzrokowa | 6 miesięcy | nie |
| Gaśnice | Kontrola przez osobę uprawnioną | 24 miesiące | tak |
| Drzwi przeciwpożarowe | Kontrola działania | 12 miesięcy | tak |
| Czujki dymu | Kontrola działania | 12 miesięcy | tak |
| Brama rolowana garażu podziemnego | Przegląd i kontrola bezpieczeństwa | 12 miesięcy | tak |
| Przepompownia ścieków | Przegląd | 6 miesięcy | nie |
Interwały są tylko przykładami. Decydujące znaczenie mają dane producenta, przepisy i Państwa ocena ryzyka.
Harmonogram przeglądów dla maszyn
W przypadku maszyn sam rytm kalendarzowy bywa niedokładny: urządzenie pracujące na trzy zmiany zużywa się szybciej niż to, które działa tylko sporadycznie. Tutaj sprawdza się przegląd według godzin pracy lub liczby sztuk. W szablonie Excel zamiast miesięcy wpisuje się w tym celu stan licznika; w oprogramowaniu takim jak Maintably przegląd staje się wymagalny automatycznie, gdy licznik osiągnie wartość progową.
Od harmonogramu w Excelu do oprogramowania
Szablon wystarcza, dopóki jedna osoba opiekuje się przejrzystą liczbą urządzeń. Gdy zaangażowanych jest więcej osób, dochodzą zdjęcia i protokoły albo terminy zaczynają wiązać się z odpowiedzialnością, bezpieczniejszy jest cyfrowy planer przeglądów: sam przypomina, eskaluje przy opóźnieniu i automatycznie zapisuje dowód wykonania. Państwa lista w Excelu jest przy tym idealnym punktem wyjścia, ponieważ kolumny szablonu odpowiadają polom w Maintably.