Perché la gestione delle chiavi è così importante
Le chiavi sono diritti di accesso fisici. Chi non sa chi possiede quale chiave non può garantire la sicurezza né reagire in fretta in caso di smarrimento. Si aggiungono le questioni assicurative: se si perde una chiave master o una chiave master generale, spesso occorre sostituire interi gruppi di cilindri. Una gestione delle chiavi ordinata e dimostrabile fa quindi parte della responsabilità del gestore.
Che cosa dovrebbe offrire una gestione digitale delle chiavi
- Rappresentare impianti di chiusura e tipi di chiave: chiavi singole, di gruppo, master e master generale, nonché transponder e tessere.
- Giacenza per ogni chiave: quanti esemplari esistono in tutto, quanti sono stati consegnati?
- Consegna e restituzione con persona e data, come storico tracciabile.
- Documenti come tessera di sicurezza, piano di chiusura o ricevute, allegati alla chiave.
- Ricerca rapida per numero o denominazione della chiave.
Gestione delle chiavi in Excel: i problemi tipici
| Problema | Conseguenza |
|---|---|
| Le restituzioni non vengono registrate | La giacenza non torna, le chiavi smarrite emergono tardi. |
| Più versioni del file | Nessuno sa quale elenco sia valido. |
| Nessuno storico | Chi aveva la chiave tre mesi fa? |
| I giustificativi sono archiviati a parte | Ricevute e tessera di sicurezza non si trovano proprio quando servono. |
Guida: configurare la gestione delle chiavi in Maintably
- Creare l'impianto di chiusura. In Impianti di chiusura (Schließanlagen) inserite l'impianto con la denominazione e allegate come documento la tessera di sicurezza o il piano di chiusura.
- Censire le chiavi. In Chiavi (Schlüssel) inserite per ogni chiave denominazione, numero, impianto di chiusura, tipo (chiave singola, di gruppo, master, master generale oppure transponder/tessera) e numero di esemplari.
- Registrare la consegna. Sulla chiave registrate una consegna a una persona. La giacenza disponibile diminuisce automaticamente.
- Registrare la restituzione. Alla restituzione chiudete la consegna: la data viene registrata e la giacenza torna corretta.
- Riconciliare regolarmente. Una volta a trimestre confrontate le chiavi consegnate con le persone, soprattutto in caso di uscite e cambi di inquilino.
Gestione elettronica delle chiavi, armadio portachiavi o software?
Con «gestione elettronica delle chiavi» si intendono due cose diverse: gli armadi portachiavi con accesso elettronico, che registrano fisicamente chi preleva una chiave, e il software, che gestisce giacenza, consegne e restituzioni. Un armadio portachiavi conviene con molti prelievi quotidiani in un unico luogo, ad esempio nel parco veicoli. Per gestire impianti di chiusura su più edifici, inquilini e fornitori serve un software: Maintably è una soluzione software, non un armadio portachiavi.
La gestione delle chiavi come parte del facility management
Le chiavi appartengono a edifici, locali e persone, esattamente come manutenzioni, ticket e documenti. Per questo in Maintably la gestione delle chiavi non è un programma separato, ma parte del facility management: stessi utenti, stessi edifici, stessa interfaccia.