Wat is facilitaire software?
Facilitaire software – ook facility management software, gebouwbeheersoftware of CAFM-systeem genoemd – beheert alles wat bij de exploitatie van een gebouw hoort: oppervlakken en ruimtes, technische installaties, onderhoud en keuringen, storingen, schoonmaak, sleutels, meters, contracten en dienstverleners. Het vervangt de vele losse oplossingen waarmee gebouwen in de praktijk vaak worden beheerd.
De modules – en welke u het eerst nodig hebt
| Module | Nut | Prioriteit |
|---|---|---|
| Gebouwen, verdiepingen, ruimtes | Basisstructuur voor al het andere | direct |
| Apparaten en installaties | Weten wat er is ingebouwd en waar | direct |
| Tickets / storingsmeldingen | Eén meldkanaal in plaats van mondelinge doorgaven en e-mail | direct |
| Onderhoudsplannen en onderhoudskalender | Keurings- en onderhoudsplichten nakomen | direct |
| QR-codes | Meldingen direct ter plaatse, zonder inloggen | vroeg |
| Sleutels en sluitsystemen | Bewijs wie welke toegang heeft | indien nodig |
| Meters | Verbruik registreren, onderhoud op basis van tellerstand | indien nodig |
| Schoonmaakplannen | Ritme en bewijs van de schoonmaak | indien nodig |
| Inspectierondes en checklists | Rondes voor brandveiligheid, arbeidsveiligheid en beveiliging documenteren | indien nodig |
| Contracten, dienstverleners, budgetten | Kosten en externe bedrijven onder controle | later |
Voor wie facilitaire software loont
- Vastgoedbeheerders en eigenaren met meerdere objecten waarvan de techniek onderhouden en waarvan schade snel hersteld moet worden.
- Handel en industrie met eigen gebouwtechniek en keuringsplichten.
- Scholen, klinieken, zorginstellingen en hotels, waar uitval direct merkbaar is.
- Technische dienstverleners en huismeesterdiensten die voor veel opdrachtgevers werken en bewijzen moeten leveren.
- Hoofdaannemers en projectontwikkelaars die gebouwen na oplevering overdragen aan de exploitatie.
Handleiding: in één week naar draaiend gebouwbeheer
- Dag 1 – structuur. Voer in Maintably onder Gebouwen (Gebäude) de panden in en vul voor het belangrijkste gebouw de verdiepingen en relevante ruimtes aan.
- Dag 2 – techniek. Registreer de belangrijkste installaties onder Apparaten (Geräte), telkens met een foto van het typeplaatje en de locatie.
- Dag 3 – verplichtingen. Maak voor elke installatie waaraan onderhoud moet worden gepleegd een onderhoudsplan (Wartungsplan) aan met interval of tellerstand, verantwoordelijke en voorwaarschuwing.
- Dag 4 – meldkanalen. Print en hang QR-codes voor ruimtes en apparaten op; informeer gebruikers en huurders dat schade vanaf nu via scannen wordt gemeld.
- Dag 5 – team. Nodig huismeesters, techniek en beheer uit als gebruiker en ken rollen toe. Externe dienstverleners krijgen alleen toegang tot wat ze nodig hebben.
- Vanaf week 2 – uitbreiden. Voeg naar behoefte sleutels, meters, schoonmaakplannen, inspectierondes en contracten toe.
Wat kost gebouwbeheersoftware?
Klassieke FM-systemen worden verkocht met licenties, invoeringsproject en onderhoudscontract – voor kleinere portefeuilles vaak buiten proportie. Cloudoplossingen worden daarentegen maandelijks gefactureerd en zijn zonder installatie en zonder adviseur te starten. Vergelijk niet alleen de maandprijs, maar ook de inrichtingskosten, de minimale looptijd en de inspanning die nodig is voordat uw team de software echt gebruikt.
Maintably kunt u gratis testen – met uw echte gebouwen, niet alleen met voorbeeldgegevens – en vooraf zonder aanmelding de demo bekijken.
Checklist voor de keuze
- Draait de software in de browser op pc, tablet en smartphone?
- Kunnen huurders, gebruikers en medewerkers schade melden zonder in te loggen?
- Komt onderhoud automatisch aan de beurt en wordt het opgeschaald?
- Zijn er klantomgevingen, rollen en rechten voor externe dienstverleners?
- Worden alle wijzigingen navolgbaar vastgelegd?
- Kunt u klein beginnen en later modules toevoegen?